Ville de Drummondville : Développement d’un intranet moderne et engageant

Avec son nouvel intranet, Drummondville a complètement transformé son processus de communications internes. Ses employé·e·s se voient offrir un outil servant de point central pour se garder informé·e·s autant sur les processus, que les bons coups des divers services municipaux. Nexus a accompagné l’équipe de réalisation de la ville de Drummondville pour créer un outil simple d’utilisation, qui permet aux près de 500 employé·e·s d’interagir ensemble comme jamais auparavant.

Enjeux d'affaires

Drummondville avait des besoins en échange d’information qui augmentaient sans cesse (documentation, nouvelles, événements, processus de travail) et la gestion des courriels était devenue une tâche fastidieuse :

• Avec une gestion des courriels difficiles, aucune plateforme d’information unifiée n’existait pour permettre aux employé·e·s d’échanger l’information;
• Les communications qui touchaient l’ensemble des employé·e·s étaient effectués par courriel;
• La majorité de leur personnel n’ayant pas accès à un poste de travail fixe (avec ordinateur et adresse courriel), il était nécessaire d’avoir une solution facilitant la communication interne et permettant le partage et la diffusion d’informations à l’extérieur du réseau de la Ville.

Dans ce contexte, et considérant que la Ville utilisait déjà Office 365, l’intranet SharePoint s’avérait l’outil de choix à privilégier et à déployer.

Solution proposée

En comprenant bien les besoins du client, l'équipe projet a proposé un intranet simple, mais surtout, qui représente bien la réalité de travail au sein de la ville de Drummondville.

Les experts M365 de Nexus ont proposé une architecture de cinq sites SharePoint, chacun ayant une vocation bien définie, ce qui a permis de structurer l’information plus aisément pour l’équipe de réalisation de la ville, ainsi que de générer une expérience utilisateur·rice axée sur la réalité des employé·e·s.

L’intranet développé compte 4 espaces de communication principaux, selon le type de message et sa provenance. Cela rend l’objectif de la communication plus clair du point de vue de l’employé·e. Afin de stimuler l’engagement des employé·e·s envers la nouvelle plateforme de communication, Nexus a implanté une série de fonctionnalités, comme:

• L’utilisation d’un formulaire digital pour s’inscrire aux divers concours de la ville
• Une recherche personnalisée pour identifier les employés selon leur rôle et tâches respectives
• L’affichage dynamique des anniversaires des employés directement en page d’accueil.

« L'expertise de l'équipe de Nexus Innovations combinée à une approche agile a permis de livrer un intranet intuitif, axé sur les besoins de nos employés tout en respectant le budget alloué.  Les résultats et les bénéfices obtenus par la réalisation de ce projet ont dépassés nos attentes.»

- Martin Choquette, Directeur | Service des technologies de l’information

Adoption de la solution

Plusieurs sessions d’adoption et de formations ont été données aux contributeurs et administrateurs de l’intranet avant la mise en production afin que les employé·e·s de la ville de Drummondville soient autonomes avec leur plateforme. Un support en continu est maintenant offert afin de s’assurer de la pérennité de la solution et d’accompagner les utilisateur·rice·s dans leur adoption.

• Nexus a offert 2 formations en présentiel pour les super-utilisateur·rice·s, ce qui leur a permis d’avoir un expert pour les accompagner dans leurs apprentissages des bonnes pratiques de création de contenu et pour mieux les engager.
• Nexus a aussi offert 1 formation au département de technologie de l’information (TI), pour assurer une compréhension des diverses configurations et faciliter la maintenance du système dans le temps.
• Nexus a accompagné la ville de Drummondville dans la création d’un plan de gouvernance et responsabilités (RACI) pour élaborer un plan clair pour bien entretenir la solution et comment résoudre des situations problématiques au besoin
• Nexus a conseillé l’équipe de réalisation dans ses communications auprès des employé·e·s pour faciliter la gestion du changement.
• Nexus s’est aussi rendu sur place pour célébrer le lancement. C’était important pour nous d’être présent et bien assumer notre rôle de partenaire au sein de ce projet.
• À travers un accompagnement dans la gestion du changement, Nexus a donné les outils pour aider le processus d’adoption des services plus réfractaires au changement. Que ces risques soient potentiels ou réels, des actions ont été prises pour améliorer le message expliquant pourquoi la ville de Drummondville se munissait d’un intranet moderne et qu’est-ce qui changerait dans leur vie.

Impact sur l'organisation et ses humains

Voici les résultats observés par Drummondville :

• Gain de temps et d’efficacité à la suite de la centralisation de la documentation.
• Amélioration du sentiment d’appartenance par le partage de photos et de bons coups.
• Du lancement jusqu’au 23 février, nous avons pu éviter l’envoi de 205 courriels.​

Voici les gains reconnus par les employé.e.s :

• La création de contenu facilitée grâce à une plateforme intuitive
• Les communications centralisées par type & provenance (corporative, communauté employée de la ville, ressources humaines, technologies de l’information)
• Identification rapide des employé·e·s par une recherche hybride
• Meilleur engagement du personnel à travers le cycle de vie des employés
• Expérience utilisateur·rice bonifiée à travers le temps grâce à une plateforme évolutive
• Meilleure adoption grâce à la mise en place d’activités de gestion de changement et animation de formations pour les utilisateur·rice·s.

« Nexus a été pour nous un partenaire de choix dans l’exécution de ce projet.  La réalisation de l’intranet a offert à la Ville plusieurs retombées positives, notamment en termes d’efficacités, de communication, de gestion documentaire et de renforcement de l’identité organisationnelle et nous sommes très heureux d’avoir pu bénéficier de l’expertise de Nexus pour nous guider et nous accompagner dans les différentes phases du projet.  En plus d’être très compétents dans leur domaine, les membres de l’équipe Nexus vulgarisaient et communiquaient l’information efficacement, ce qui a facilité notre compréhension concernant les sections plus techniques.  Ils ont su mettre en place un climat de travail favorable à l’innovation et l’ambiance était toujours agréable lors des rencontres.  Ce fut un réel plaisir de collaborer avec eux. »

- Véronique Leroux, Chargée de projet | Service des technologies de l’information

Équipe projet

• Joel Vézina: Expert M365
• Lyamine Benkhadra: Développeur M365
• Alicia Villeneuve: Gestionnaire de projet
• Alexandra Lévy: Directrice livraison de projet