Le Fonds étudiant solidarité travail du Québec (FESTQ) est un organisme à but non lucratif soutenu par le Fonds de solidarité FTQ, le Gouvernement du Québec et la Fédération des travailleuses et travailleurs du Québec (FTQ). Sa mission est de favoriser l’insertion professionnelle des jeunes en leur donnant accès à des emplois d’été ou stages rémunérés partout au Québec. Chaque année, plus de 300 emplois étudiants sont créés grâce à son programme, permettant à des centaines de jeunes d’acquérir une expérience professionnelle concrète tout en développant des compétences recherchées sur le marché du travail.
Pour soutenir cette mission, le FESTQ collabore avec de nombreux employeurs, traite des centaines de demandes de projets et assure le suivi administratif de multiples dossiers de financement et de remboursement. Or, avec le temps, les outils en place ne répondaient plus aux besoins croissants de l’organisation, notamment en matière de sécurité informationnelle. Les demandes étaient gérées à travers différents systèmes, les communications reposaient largement sur des échanges manuels et l’expérience offerte aux employeurs comme aux étudiants manquait d’uniformité.
Le FESTQ a donc entrepris un projet de transformation numérique visant à centraliser ses opérations, améliorer son efficacité administrative et offrir une expérience moderne à l’ensemble de ses utilisateurs.
Objectifs d’affaires
L’organisation souhaitait moderniser en profondeur la gestion de ses programmes afin de mieux soutenir sa mission tout en réduisant la charge administrative associée aux opérations quotidiennes.
Les objectifs d’affaires étaient les suivants :
- Centraliser la gestion des demandes de stages, des approbations et des remboursements
- Réduire les interventions manuelles actuellement nécessaires au traitement des dossiers
- Automatiser les communications avec les employeurs et les étudiants
- Améliorer la visibilité des demandes en cours
- Offrir une meilleure expérience utilisateur aux différentes parties prenantes
- Augmenter le niveau de protection des renseignements personnels
- Augmenter l’efficacité opérationnelle de l’équipe administrative
Objectifs du projet
Au-delà de l’optimisation des processus internes, le projet poursuivait plusieurs objectifs stratégiques. Le FESTQ souhaitait notamment :
- Créer un point d’entrée unique pour les employeurs et les étudiants
- Remplacer plusieurs processus manuels par des flux numériques structurés
- Faciliter le dépôt et la gestion des documents
- Réduire les risques d’erreurs liés aux manipulations manuelles
- Mieux soutenir les périodes critiques de dépôt de projets et de remboursement
- Disposer d’une plateforme évolutive capable de soutenir la croissance future de l’organisation
Solution proposée
Pour répondre à ces besoins, Nexus Innovations a conçu une solution reposant sur l’écosystème Microsoft Power Platform. La solution a été développée autour de deux composantes complémentaires :
Portail pour les employeurs et les étudiants
Un portail web permet aux utilisateurs de :
- Soumettre leurs demandes;
- Déposer les documents requis;
- Effectuer le suivi de leurs dossiers;
- Consulter l’avancement de leurs demandes;
- Centraliser leurs interactions avec le FESTQ.
Outil de gestion interne
Une application de gestion destinée aux administrateurs du FESTQ permet de :
- Centraliser l’ensemble des demandes;
- Gérer les processus d’approbation;
- Accéder rapidement à l’information pertinente;
- Automatiser plusieurs tâches administratives;
- Assurer le suivi des dossiers en temps réel.
L’ensemble repose sur une architecture unifiée permettant une meilleure cohérence des données et une visibilité accrue sur les opérations.
Fonctionnalités principales :
- Gestion centralisée des demandes : Toutes les demandes de projets, les documents associés et les remboursements sont regroupés à un seul endroit, éliminant la dispersion de l’information entre plusieurs systèmes.
- Automatisation des communications : Des notifications automatiques sont déclenchées selon les différents statuts des dossiers, réduisant considérablement le volume de suivis manuels.
- Gestion documentaire structurée : Les documents déposés sont automatiquement associés aux bons projets et organisés de manière cohérente, facilitant leur repérage et leur consultation.
- Suivi en temps réel : Les administrateurs peuvent suivre l’avancement des dossiers, identifier les blocages potentiels et intervenir plus rapidement lorsque nécessaire.
- Expérience libre-service : Les employeurs et les étudiants bénéficient d’une autonomie accrue grâce à un accès direct à leurs informations et à leurs demandes.
Éléments distinctifs
- Une approche centrée sur l’utilisateur : Alors que l’ancien environnement était principalement orienté vers l’administration interne, la nouvelle solution met autant l’accent sur l’expérience des employeurs et des étudiants.
- Une vision unifiée des opérations : Toutes les données sont désormais regroupées dans un environnement, permettant aux équipes administratives d’obtenir une vue complète des dossiers.
- Une plateforme conçue pour évoluer : La solution a été pensée afin de permettre l’ajout futur d’améliorations et de nouvelles fonctionnalités en fonction des besoins opérationnels du FESTQ.
Technologies utilisées
- Microsoft Power Platform
- Microsoft Power Pages
- Microsoft Dataverse
- Model-Driven Apps
- Power Automate
- Connecteurs d’intégration Microsoft
Un projet plus complexe qu’anticipé
Comme plusieurs projets de transformation numérique d’envergure, celui-ci ne s’est pas déroulé selon un scénario linéaire. Au cours du mandat, les équipes du FESTQ et de Nexus ont dû composer avec plusieurs défis importants qui ont nécessité des ajustements en cours de route.
Préserver la vision malgré les changements d’équipes
L’un des principaux défis rencontrés a été la rotation de ressources stratégiques chez les deux organisations. Du côté du Fonds Étudiant et de Nexus, des intervenants clés ont quitté ou changé de rôle au cours du projet. De nouvelles personnes se sont jointes aux discussions avec leur propre réalité opérationnelle, leurs priorités et leur compréhension du projet.
Cette situation a créé un défi important : préserver une compréhension commune des objectifs du projet malgré l’arrivée de nouveaux intervenants et l’évolution des équipes. Dans un contexte où plusieurs expertises métier devaient contribuer à la définition de la solution, certains besoins n’étaient pas toujours exprimés au bon moment ou de façon suffisamment détaillée. Cette réalité a créé des écarts entre les attentes d’affaires, les besoins opérationnels et les fonctionnalités développées.
Le projet a ainsi mis en lumière l’importance d’une documentation rigoureuse, d’un transfert de connaissances structuré et d’une implication continue des parties prenantes tout au long du cycle de réalisation.
Les limites d’un choix technologique prometteur
Le projet incluait la mise en œuvre d’un portail utilisant Power Pages. Au moment du lancement, la plateforme répondait à plusieurs objectifs recherchés, notamment la rapidité de mise en place et la volonté d’offrir au client une certaine autonomie pour de futures évolutions. Toutefois, à mesure que les besoins d’affaires ont été précisés, la complexité réelle des processus du FESTQ est apparue plus importante que prévu.
Certaines personnalisations se sont révélées plus complexes à réaliser dans Microsoft Power Pages qu’anticipé initialement. L’équipe a dû composer avec les limites de la plateforme tout en maintenant l’objectif de livrer une solution répondant aux besoins opérationnels du client.
Cette expérience a également démontré qu’au-delà des capacités annoncées d’une plateforme, la réussite d’un projet dépend fortement de l’adéquation entre la technologie choisie et la réalité opérationnelle de l’organisation. Certaines fonctionnalités qui semblaient simples à première vue se sont révélées plus complexes à mettre en œuvre une fois confrontées aux processus réels du FESTQ. Cette situation a mené à plusieurs ajustements en cours de projet et à une réévaluation continue des priorités.
Une réalité opérationnelle dictée par des périodes critiques
Contrairement à de nombreuses organisations, les opérations du FESTQ sont fortement influencées par des périodes de dépôt de projets, d’approbation et de remboursement. Le respect des échéanciers revêt donc une importance particulière puisque toute variation peut avoir un impact direct sur les étudiants et les employeurs participant aux programmes. Face aux défis rencontrés, il est rapidement devenu évident qu’une livraison complète dans l’échéancier initial ne permettrait pas d’atteindre les objectifs visés.
Une stratégie de livraison repensée
Afin de permettre au FESTQ de commencer à bénéficier rapidement de la valeur créée, une approche de livraison en deux phases a été adoptée. L’application interne de gestion a d’abord été mise à disposition des administrateurs afin d’améliorer rapidement leurs opérations.
Le portail destiné aux employeurs et aux étudiants a ensuite été livré dans une deuxième phase. Cette approche a permis de générer des gains d’efficacité plus rapidement, mais a également nécessité la mise en place d’intégrations temporaires entre les outils existants et la nouvelle plateforme afin d’assurer la continuité des activités.
Bien que cette stratégie ait permis de préserver la continuité des opérations et de livrer rapidement une partie de la valeur attendue, elle a également ajouté une couche de complexité à la gestion du changement. Les équipes ont dû s’adapter à deux phases de déploiement distinctes, revoir certaines façons de travailler à plusieurs reprises et composer temporairement avec différents environnements technologiques.
Comment les défis ont été surmontés
La réussite du projet repose en grande partie sur la collaboration étroite entre le FESTQ et Nexus. Les équipes ont choisi d’adopter une approche basée sur la transparence, la communication et l’adaptation.
Cela s’est traduit par :
- Une réévaluation continue des priorités
- Une gestion active des risques
- Une réorganisation de certains volets du projet
- Une implication soutenue de joueurs clés dans les validations
- Une priorisation des fonctionnalités ayant le plus grand impact opérationnel
Cette capacité d’adaptation a permis de maintenir la confiance entre les équipes malgré la complexité du contexte.
Impact sur l’organisation
Aujourd’hui, le FESTQ bénéficie d’un environnement beaucoup plus structuré pour soutenir sa mission.
- Réduction des tâches manuelles : L’automatisation de plusieurs étapes du processus réduit considérablement le temps consacré au traitement administratif.
- Centralisation de l’information : Les dossiers, communications et documents sont regroupés dans un environnement unique.
- Amélioration de l’expérience utilisateur : Les employeurs et les étudiants disposent désormais d’un portail moderne leur permettant d’interagir plus facilement avec l’organisation.
- Visibilité accrue sur les opérations : Les administrateurs bénéficient d’une meilleure vue d’ensemble sur les demandes en cours et sur l’état d’avancement des dossiers.
- Meilleure gestion documentaire : Le classement et le suivi des documents sont grandement simplifiés.
- Plus de temps consacré à la mission : En réduisant le poids des tâches administratives répétitives, les équipes peuvent se concentrer davantage sur l’accompagnement des participants et le développement des programmes.
Adoption de la solution et accompagnement
L’adoption de la solution s’est effectuée dans un contexte particulier marqué par une livraison en deux phases.
Dans un contexte idéal, l’organisation aurait privilégié l’accès à l’ensemble de la plateforme dans un environnement de test avant son déploiement officiel. La séparation du projet en deux livraisons distinctes a ajouté une complexité supplémentaire à la gestion du changement, aux validations et à l’appropriation de la solution par les utilisateurs.
Cette expérience a néanmoins permis de mettre en lumière l’importance d’une phase de tests approfondie impliquant les différentes expertises métier. Elle a également démontré la valeur d’un dialogue continu entre les équipes d’affaires et les équipes de réalisation afin de valider les processus, clarifier les besoins et assurer un meilleur alignement entre les fonctionnalités développées et la réalité opérationnelle.
Les apprentissages tirés de cette période d’adoption continuent aujourd’hui d’influencer la manière dont les projets de transformation numérique sont planifiés, validés et déployés.
Les apprentissages générés par le projet
Au-delà des résultats obtenus, ce projet a permis au Fonds étudiant solidarité travail du Québec et à Nexus Innovations de tirer plusieurs apprentissages qui continuent encore aujourd’hui d’influencer leur façon d’aborder les projets de transformation numérique.
Pour le Fonds étudiant solidarité travail du Québec
L’expérience a confirmé l’importance :
- D’impliquer l’ensemble des expertises métier dès les premières phases d’analyse;
- De documenter les processus existants avant d’entreprendre la transformation;
- De préserver la connaissance organisationnelle malgré les changements d’intervenants;
- D’accorder suffisamment de temps aux tests et à la validation des fonctionnalités dans des scénarios réels;
Pour Nexus Innovations
Le projet a contribué à renforcer plusieurs pratiques aujourd’hui intégrées à sa méthodologie :
- Une évaluation plus approfondie des choix technologiques en phase d’avant-vente
- Une meilleure documentation de la vision projet et des décisions structurantes
- Une collaboration plus étroite entre les expertises fonctionnelles et techniques
- Une validation plus fréquente des besoins et des fonctionnalités avec les parties prenantes
- Une approche de livraison favorisant davantage de rétroaction utilisateur tout au long du projet
- Une attention accrue à la continuité des connaissances lors des transitions d’équipe
Cette expérience a contribué à faire évoluer les pratiques des deux organisations et constitue aujourd’hui une référence précieuse pour les futurs projets de transformation.
Conclusion
La transformation numérique du Fonds étudiant solidarité travail du Québec représente bien plus qu’une implantation technologique. Ce projet illustre la réalité des transformations numériques modernes : des objectifs ambitieux, des contraintes organisationnelles, des défis techniques, des ajustements en cours de route et, surtout, une collaboration soutenue entre toutes les parties prenantes.
Le FESTQ dispose aujourd’hui d’une plateforme centralisée qui soutient plus efficacement sa mission auprès des étudiants et des employeurs québécois. Pour Nexus, ce projet demeure également une expérience marquante ayant contribué à faire évoluer ses pratiques, ses méthodes de livraison et son approche de la transformation numérique.
Parce qu’au-delà de la technologie, les projets les plus porteurs sont souvent ceux qui permettent à une organisation de transformer ses processus, de faire évoluer ses pratiques et d’apprendre collectivement tout au long du parcours.
