L’Institut national de la recherche scientifique (INRS) est un établissement universitaire québécois dédié exclusivement à la recherche et à la formation aux cycles supérieurs. Fondé en 1969, il regroupe 5 centres de recherche situés à Montréal, Québec, Laval, Varennes et Baie de Saint-Paul, chacun spécialisé dans des domaines stratégiques tels que la santé, l’environnement, l’énergie, les télécommunications, l’urbanisation et la société.
Dans le cadre de sa transformation numérique, l’INRS a mandaté Nexus Innovations pour la mise en place d’un intranet moderne, visant à uniformiser les communications internes et à améliorer l’accès à l’information au sein de l’organisation.
Objectifs d’affaires
L’INRS souhaitait répondre à plusieurs enjeux organisationnels :
- Centraliser l’information documentaire dans un seul et même espace numérique.
- Réduire la surcharge informationnelle et le volume de courriels internes.
- Uniformiser les communications entre les différents centres et services.
- Offrir une expérience utilisateur personnalisée, adaptée aux divers profils (communauté étudiante, corps professoral membre du personnel).
- Renforcer le sentiment d’appartenance à l’organisation.
Ces objectifs ont été définis dès la phase de cadrage, à travers divers ateliers d’analyses approfondies, afin d’obtenir un portrait clair de la portée du projet et de réduire au maximum les zones d’incertitude et les surprises lors de la réalisation.
Solution proposée
La solution livrée par Nexus repose sur un intranet SharePoint structuré autour de fonctionnalités natives, afin d’assurer l’extensibilité et la maintenabilité de la plateforme.
Plusieurs éléments personnalisés ont été ajoutés pour répondre aux besoins spécifiques de l’INRS :
- Fonctionnalité d’approbation de contenu à deux niveaux, permettant une validation interne par les services, suivie d’une approbation par l’équipe des communications selon le type de contenu.
- Mise en place d’un cadre de gouvernance et de guides utilisateurs pour faciliter l’adoption.
- Intégration d’outils analytiques comme Google Analytics et Microsoft Clarity, pour suivre la consommation des contenus selon les profils et les emplacements.
- Recherche avancée avec filtres et catégorisation, pour une navigation efficace.
- Livraison itérative par modules/fonctionnalités toutes les deux semaines, accompagnée de micro-formations et de tests utilisateurs.
Impact sur l’organisation
Les impacts du projet attendu dès son déploiement :
- Amélioration de la collaboration entre les équipes grâce à une plateforme centralisée.
- Adoption rapide des nouvelles pratiques de communication.
- Valorisation du contenu grâce à des modèles visuels attrayants et une gestion structurée.
- Renforcement de la gouvernance numérique, avec des rôles et responsabilités bien définis.
- Engagement fort de l’organisation dans le projet, avec une équipe dédiée et proactive.
L’approche de Nexus Innovations a permis à l’INRS de se sentir accompagné tout au long du projet, avec une visibilité claire sur les livrables et les efforts requis à chaque étape.
Adoption de la solution
L’adoption a été facilitée par plusieurs facteurs :
- Une méthodologie de livraison agile, avec des validations fréquentes et une implication constante du client.
- Des outils collaboratifs mis à disposition (Teams, Miro) pour centraliser les échanges.
- Une formation progressive des utilisateurs, leur permettant de se familiariser avec l’intranet avant le déploiement final.
- Une stratégie de changement bien encadrée, soutenue par la direction et les équipes interne à l’INRS.
L’INRS a démontré une forte volonté d’appropriation de la solution, ce qui a grandement contribué au succès du projet.
Équipe projet
Le projet a été porté par une équipe Nexus expérimentée :
- Alicia Villeneuve, Gestionnaire de projet Agile.
- Jacques-Alexandre Bergeron, Chef d’équipe, Spécialiste M365, Power Platform.
- Armand Sleiman, Spécialiste M365, Power Platform.
Du côté de l’INRS, une équipe engagée et bien structurée a collaboré étroitement avec Nexus Innovations, assurant une communication fluide et une adoption efficace. L’équipe Nexus a particulièrement aimé travailler avec une équipe projet aussi engagée et à l’écoute des conseils de nos spécialistes.
