Le Centre de services scolaire des Grandes-Seigneuries (CSSDGS) est un organisme public francophone situé en Montérégie. Il dessert un vaste territoire regroupant 21 municipalités, réparties dans les MRC de Roussillon et des Jardins-de-Napierville. L’organisation compte 6 920 membres du personnel, répartis dans plusieurs établissements scolaires et centres administratifs.
Dans le cadre d’un appel d’offres public, Nexus Innovation a été mandaté pour concevoir et déployer un intranet moderne et évolutif au sein du CSSDGS. Ce projet d’envergure, structuré en trois phases, s’est déroulé sur près de trois ans. L’objectif principal était de doter l’organisation d’un outil centralisé de communication interne, capable de répondre aux besoins de diffusion d’information, de collaboration entre les services et d’accès simplifié aux ressources organisationnelles.
Grâce à une approche progressive et collaborative, Nexus a accompagné le CSSDGS dans la mise en place d’une solution technologique robuste, tout en tenant compte des réalités opérationnelles et humaines propres à une organisation de cette taille.
Objectifs d’affaires
Le CSSDGS faisait face à une problématique courante dans les grandes organisations : une communication interne fragmentée, souvent relayée par des courriels ou des infolettres PDF. L’objectif principal était donc de centraliser et structurer l’information pour la rendre plus accessible, pertinente et engageante pour l’ensemble des employés.
L’intranet devait également permettre :
- Une gestion autonome des contenus par les différents services,
- Une réduction des courriels internes,
- Une amélioration de l’expérience utilisateur grâce à une navigation intuitive et une meilleure lisibilité de l’information.
Solution proposée
La solution technologique retenue reposait sur SharePoint, enrichie de modules natifs et de personnalisations ciblées. Le projet initial prévoyait trois phases distinctes, dont les deux premières ont été réalisées avec succès. La troisième phase, axée sur l’automatisation et la personnalisation avancée, a été mise en pause à la suite d’une réévaluation des priorités organisationnelles.
- Phase 1 : Mise en place de l’intranet de base sur SharePoint. Cette phase a permis de structurer les contenus, créer des gabarits pour les communications, et centraliser l’information par service. Chaque département dispose désormais de sa propre page, avec la possibilité de publier du contenu de manière autonome. Ce socle technologique a permis de migrer les communications internes vers une plateforme unifiée, réduisant la dépendance aux courriels et facilitant l’accès à l’information.
- Phase 2 : Déploiement d’un bottin des employés synchronisé avec l’Active Directory (AD), permettant de visualiser les profils, les coordonnées et les rôles des employés. Cette fonctionnalité, intégrée à l’environnement Microsoft, facilite la recherche de contacts et la communication interservices. Un calendrier organisationnel simplifié a également été mis en place, offrant une meilleure visibilité sur les événements internes et les dates clés.
- Phase 3 (non réalisée) : Cette dernière étape visait à introduire des automatisations de flux de travail et des personnalisations avancées pour optimiser les processus internes. Une phase d’analyse avait été amorcée, notamment pour identifier les besoins spécifiques en automatisation à partir des usages déjà en place. Toutefois, le CSSDGS a choisi de mettre cette phase sur arrêt afin de se concentrer sur la consolidation des acquis des deux premières phases. Cette décision témoigne d’une volonté de progresser à un rythme adapté à la réalité organisationnelle.
Impact sur l’organisation
Les deux premières phases du projet ont permis au CSSDGS de franchir un pas important vers une meilleure structuration de l’information interne. L’intranet facilite désormais la diffusion des communications organisationnelles, réduit la dépendance aux courriels, et offre aux services une plus grande autonomie dans la gestion de leurs contenus.
Comme dans tout projet de transformation numérique, l’adoption généralisée de la solution demande du temps et une mobilisation progressive des équipes. Le CSSDGS a choisi de consolider les fondations mises en place, démontrant une volonté de bâtir sur des bases solides avant d’aller plus loin.
Adoption de la solution
Nexus Innovations a assuré un accompagnement régulier tout au long du projet, incluant des micro-formations régulières pour les responsables de contenu. L’équipe projet du CSSDGS avait la responsabilité de l’adoption globale de l’Intranet à l’interne. D’ailleurs, l’équipe de réalisation a particulièrement aimé la dynamique de travail avec nos interlocuteur(trice)s principaux : Sylvie, Hélène, François et Luc.
La gestion de changement d’un projet de cette envergure met en lumière l’importance d’un plan de gestion du changement structuré, particulièrement dans les grandes organisations.
Équipe projet
Le projet a été mené par :
- Alexandra Lévy, Directrice de livraison de projet
- Alicia Villeneuve, Gestionnaire de projet agile
- Joel Vezina, Conseiller en architecture de solutions Microsoft
- Jacques-Alexandre Bergeron, Spécialiste Power Platform
Du côté du CSSDGS, les échanges ont été facilités par l’implication active des équipes des communications et des technologies de l’information, dont la collaboration a été essentielle à la réussite des phases réalisées.
Ce projet souligne une leçon essentielle : la réussite d’un intranet ne repose pas uniquement sur sa conception technique, mais sur sa capacité à être adopté par l’ensemble des utilisateurs. Nexus Innovation recommande désormais d’intégrer dès le début un volet de sensibilisation à la gestion du changement, et de proposer un accompagnement externe lorsque nécessaire. Cela permet de maximiser les retombées du projet et d’assurer une transition fluide vers de nouvelles pratiques organisationnelles.
