Le Centre de services scolaire des Chênes (CSSDC) est un acteur majeur du secteur éducatif au Centre-du-Québec, basé à Drummondville. L’organisation compte plusieurs centaines d’employés, répartis dans différents services administratifs et établissements.
Dans le cadre de sa démarche d’optimisation de l’expérience employé, le CSSDC a lancé un projet de création de son intranet, avec l’objectif de centraliser l’information, faciliter la communication interne et renforcer la collaboration entre ses équipes.
Objectifs d’affaires
Le CSSDC souhaitait se doter d’un intranet moderne, évolutif et convivial, capable de répondre aux besoins de ses employés et de soutenir la transformation numérique de l’organisation.
Les principaux objectifs étaient :
- Centraliser les ressources et les communications organisationnelles.
- Uniformiser les pratiques de gestion documentaire et de communication.
- Faciliter l’accès à l’information pour tous les services et établissements.
- Favoriser l’engagement et la reconnaissance des employés.
- Outiller les équipes pour une meilleure gestion du changement et une adoption efficace de la solution.
Solution proposée
Nexus Innovations a accompagné le CSSDC dans la conception et la mise en place d’un intranet basé sur Microsoft SharePoint. La démarche a débuté par un cadrage précis, permettant de clarifier la portée du projet et d’aligner les attentes grâce à des ateliers collaboratifs. Ce cadrage a permis au client de visualiser les différentes étapes et de valider les choix fonctionnels avant le développement.
La solution inclut :
- Des sites de publication pour chaque service administratif, offrant une autonomie et une personnalisation accrue.
- Une fonctionnalité de recherche locale, facilitant l’accès rapide à l’information spécifique à chaque service.
- Un bandeau d’alerte pour diffuser instantanément les messages importants à l’ensemble du personnel, notamment lors d’événements majeurs ou d’urgences.
- Un module de reconnaissance des employés, permettant de mettre en valeur les bons coups et les initiatives internes.
- La synchronisation du bottin des employés avec les outils internes, pour une gestion simplifiée de l’organigramme et des contacts.
- Des guides d’utilisation adaptés aux différents profils d’utilisateurs (administrateurs, super-utilisateurs, collaborateurs), afin de soutenir la formation et l’autonomie des équipes.
Impact sur l’organisation
Le projet s’est déroulé dans un climat de confiance et de collaboration, avec une équipe projet engagée dès le début. La méthode de livraison itérative, propre à Nexus Innovations, a permis au CSSDC de suivre l’avancement du projet de façon transparente, d’ajuster les priorités et d’adopter la solution de manière progressive.
L’intranet est rapidement devenu un outil central pour la communication organisationnelle, la gestion documentaire et la reconnaissance interne. Les fonctionnalités personnalisées, telles que le bandeau d’alerte et le module de reconnaissance, ont été particulièrement appréciées et ont contribué à renforcer le sentiment d’appartenance et l’engagement des employés.
La gestion du changement a été facilitée par la formation des « champions » internes, qui ont pu relayer les bonnes pratiques et accompagner leurs collègues dans l’adoption de la solution. L’organisation a ainsi pu bénéficier d’une transition fluide, malgré les périodes d’arrêt estivales propres au secteur scolaire.
Adoption de la solution
L’adoption de l’intranet s’est faite de manière incrémentale, grâce à une implication constante de l’équipe projet et à une planification rigoureuse des jalons. Les formations finales, les guides d’utilisation et la période d’hypercare ont permis de sécuriser le déploiement et d’assurer une prise en main optimale par les utilisateurs clés.
Le CSSDC a démontré une grande maturité dans la gestion du projet, en anticipant les périodes d’indisponibilité et en adaptant le calendrier de livraison en conséquence. L’engagement des membres de l’équipe projet, présents à chaque étape, a été un facteur déterminant dans la réussite de l’initiative.
Nous avons réalisé un projet d’intranet avec la firme Nexus. Ils ont offerts un super accompagnement pour nous aider à concevoir un outil performant pour notre organisation. Un super travail de collaboration!! Merci!!
Anne-Marie Janelle, Responsable du bureau de la performance, CSS des chênes
Équipe projet
Le projet a mobilisé une équipe de spécialistes chez Nexus Innovations, incluant :
- Alicia Villeneuve, Gestionnaire de projet Agile
- Jacques-Alexandre Bergeron, Spécialiste Power Platform
- Jean-Philippe Beaulieu, Spécialiste Power Platform
Notre équipe a particulièrement apprécié la collaboration fluide avec Anne-Marie Janelle, notre point de contact principal, William Ouellet pour son bon suivi contractuel, ainsi que Céline Bahl, Andréane Proulx et Philippe Beaudoin, les utilisateurs clés et techniques de ce nouvel intranet!
Alicia Villeneuve, Gestionnaire de projet Agile
