Le Centre de psychologie Gouin est un organisme qui regroupe des psychologues et assure la gestion administrative de leurs activités, notamment dans le cadre d’expertises psycholégales réalisées pour des organisations et des institutions. Ces mandats impliquent la gestion de dossiers complexes et hautement sensibles, nécessitant une coordination rigoureuse, une traçabilité complète de l’information et un haut niveau de conformité en matière de sécurité et de confidentialité.
Depuis plusieurs années, le Centre de psychologie Gouin envisageait la mise en place d’une application afin de simplifier la gestion des demandes d’expertises et la coordination des rendez-vous avec les psychologues. Les besoins ayant évolué au fil du temps, Nexus Innovations a été mandatée pour réaliser un cadrage pré‑réalisation afin de clarifier la portée du projet, d’aligner les parties prenantes sur une vision commune et de réduire les risques liés aux inconnus avant d’entamer la phase de développement.
Objectifs d’affaires
Avant l’intervention de Nexus Innovations, la gestion des demandes reposait principalement sur une boîte courriel partagée et sur des listes SharePoint accessibles à l’ensemble de l’équipe. Les documents sensibles circulaient par courriel, l’information était fragmentée et la coordination des disponibilités des psychologues dépendait fortement de la connaissance individuelle des coordonnatrices. Cette situation entraînait un risque élevé d’erreurs humaines, une charge administrative importante et une difficulté à assurer une attribution objective et équitable des dossiers.
L’objectif principal du Centre de psychologie Gouin était de centraliser l’ensemble des informations liées aux demandes d’expertises psycholégales, aux dossiers, aux sujets évalués et aux disponibilités des psychologues, tout en réduisant le temps consacré à l’assignation des mandats. L’organisation souhaitait également limiter la circulation de documents confidentiels par courriel afin de renforcer la conformité à la Loi 25, standardiser les communications et améliorer le suivi de l’offre de service.
Un autre objectif clé consistait à améliorer la fluidité de la facturation en assurant une meilleure intégration avec Business Central, déjà en place au sein de l’organisation, afin de réduire les écarts entre les actes réalisés et les montants facturés, et d’avoir un impact positif sur le flux de trésorerie.
Solution proposée
À la suite du cadrage, Nexus Innovations a proposé le développement d’une application model‑driven entièrement en langue française, basée sur Microsoft Dataverse et Power Automate, avec une synchronisation native avec Business Central. Cette application a été conçue pour couvrir l’ensemble du cycle de vie des demandes d’expertises psycholégales, depuis la réception de la demande jusqu’à la facturation finale.
La solution permet de gérer les demandes, les dossiers, les sujets, les actes et les client·e·s au sein d’un environnement unique et structuré. Chaque demande peut être suivie selon des statuts précis, facilitant l’assignation aux psychologues, la proposition de dates de rendez‑vous, la production des rapports finaux et le suivi des échéances. Les psychologues gagnent en autonomie en pouvant s’assigner des demandes, ajouter leurs actes directement dans le système et consulter l’ensemble de l’information pertinente à un dossier.
La gestion documentaire repose sur SharePoint Online, avec une architecture générée automatiquement pour chaque demande et chaque dossier. Les accès sont synchronisés avec les droits définis dans l’application, assurant que seules les personnes autorisées peuvent consulter les documents. Des automatisations Power Automate prennent en charge la création des structures documentaires, la gestion des accès et l’envoi de communications, notamment les confirmations de rendez‑vous.
L’intégration avec Business Central permet de synchroniser les actes réalisés avec les devis et les articles du système comptable, simplifiant ainsi la facturation et réduisant les manipulations manuelles.
Impact sur l’organisation
La mise en place de cette solution a transformé en profondeur la manière dont le Centre de psychologie Gouin gère ses expertises psycholégales. L’information est désormais centralisée, structurée et accessible au même endroit, ce qui réduit considérablement le risque d’erreurs et les pertes d’information dans un contexte où la sensibilité des données est critique.
La coordonnatrice dispose de plus de temps pour se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée, plutôt que sur la gestion manuelle des courriels et des agendas. Les psychologues bénéficient d’une expérience utilisateur plus fluide, gagnent en autonomie et peuvent se concentrer davantage sur leur pratique clinique.
La facturation est devenue plus rapide et plus fiable grâce à la saisie directe des actes par les psychologues et à leur synchronisation avec Business Central, ce qui améliore le flux de trésorerie global de l’organisation. En moyenne, la plateforme permet aujourd’hui de gérer une trentaine de demandes par mois, avec un volume d’environ une centaine de dossiers actifs, dans un cadre beaucoup plus sécuritaire et durable qu’auparavant.
Adoption de la solution
La solution est utilisée par environ vingt‑deux psychologues ainsi que par l’équipe administrative. Bien qu’il s’agissait de la première expérience du Centre de psychologie Gouin avec la Power Platform, l’adoption s’est faite de manière positive et progressive, soutenue par des formations, de la documentation et une période d’hypercare après le déploiement.
Même après le départ de la directrice générale ayant porté le projet, la solution continue d’être utilisée activement par l’équipe en place. L’organisation envisage déjà des améliorations futures et une continuité du partenariat avec Nexus Innovations, confirmant la valeur à long terme de la solution mise en place.
Équipe projet
Le projet a été réalisé en étroite collaboration entre les équipes du Centre de psychologie Gouin et de Nexus Innovations.
Le cadrage initial et la modélisation des processus d’affaires ont été menés par Dominic Larochelle, Specialiste Power Platform et Jacques Alexandre Bergeron, Chef d’équipe et Alicia Villeneuve, Gestionnaire de projet, Dominic Larochelle a également agi à titre de proxy Product Owner tout au long du projet.
La réalisation de l’application, l’accompagnement lors des phases de tests et le soutien à l’adoption ont été assurés principalement par Elric Beaudoin, Spécialiste Power Platform, avec l’appui continu de Dominic Larochelle.
La gestion de compte a été assurée par Samuel Lapointe VP Corporatif, contribuant à établir une relation de confiance et un partenariat durable avec le client.
