JRV est une entreprise canadienne spécialisée dans la distribution industrielle et commerciale. Depuis 1946, l’organisation accompagne les chantiers et les entreprises du pays avec une vaste offre de produits, d’équipements et de services destinés à simplifier et optimiser la chaîne d’approvisionnement de ses clients.
Au fil des années, JRV a développé une solide maîtrise de ses processus d’affaires. Déjà bien implantée sur Microsoft Dynamics 365 Business Central, l’entreprise connaît son environnement technologique et sait précisément comment ses opérations doivent fonctionner au quotidien. Cette maturité a joué un rôle important dans le projet : l’objectif n’était pas de repartir de zéro, mais d’améliorer un processus existant, bien compris et déjà structuré.
Parmi les tâches à optimiser, le traitement des avis de paiement occupait une place importante. Chaque semaine, l’équipe responsable des comptes recevables devait analyser les documents reçus, valider les informations, effectuer certaines manipulations et enregistrer les paiements dans Business Central. Le processus fonctionnait, mais il reposait encore sur plusieurs étapes manuelles.
Pour JRV, l’enjeu était clair : réduire le temps consacré à des tâches répétitives, limiter les risques d’erreur et permettre à l’équipe de se concentrer davantage sur des activités nécessitant une expertise financière. Il ne s’agissait pas d’automatiser pour automatiser, mais de cibler un processus précis où la technologie pouvait réellement alléger le quotidien des utilisateurs.
Nexus Innovations a donc accompagné JRV dans l’analyse, la conception et le déploiement d’une solution permettant de capturer, interpréter, valider et enregistrer les avis de paiement reçus par courriel, tout en assurant leur conservation documentaire dans SharePoint.
« Quand on automatise un processus, c’est un énorme avantage de partir d’une équipe qui sait exactement comment elle travaille manuellement. Chez JRV, le processus était clair, ce qui nous a permis de cibler les bons endroits où l’automatisation pouvait réellement aider. » – Guillaume Bouchard Lafond, Développeur, Nexus Innovations
Objectifs d’affaires
Le premier objectif de JRV était de réduire le temps consacré au traitement manuel des avis de paiement. Ces tâches, bien qu’essentielles au bon fonctionnement des opérations financières, demandaient plusieurs manipulations répétitives. L’automatisation devait permettre à l’équipe des comptes recevables de consacrer plus de temps à des activités à plus forte valeur.
L’entreprise souhaitait aussi renforcer la fiabilité du processus. Lorsqu’un avis de paiement doit être lu, interprété puis saisi manuellement, chaque étape peut introduire un risque d’erreur. En intégrant une solution de capture documentaire et d’automatisation directement dans son environnement Business Central, JRV cherchait à rendre le traitement plus structuré et plus cohérent.
Enfin, le projet s’inscrivait dans une logique d’amélioration continue. JRV ne cherchait pas une solution en rupture avec ses façons de faire. L’entreprise voulait plutôt tirer davantage de valeur de son environnement Microsoft existant, en automatisant un processus précis sans nuire à la rigueur opérationnelle déjà en place.
Objectifs du projet
- Automatiser l’enregistrement des avis de paiement dans Microsoft Dynamics 365 Business Central.
- Réduire les manipulations manuelles liées au traitement des comptes recevables.
- Diminuer les risques d’erreur associés à la saisie des données.
- Intégrer la solution à l’environnement technologique déjà utilisé par JRV.
- Conserver les documents liés aux paiements dans SharePoint.
- Maintenir une étape de validation humaine avant l’intégration finale des informations.
- Faciliter l’adoption grâce à l’implication des utilisateurs tout au long du projet.
Solution proposée
Avant de retenir la solution finale, Nexus a mené une phase d’analyse approfondie. Plusieurs approches de capture documentaire et d’automatisation ont été évaluées afin de déterminer celle qui répondrait le mieux aux besoins de JRV, tout en s’intégrant naturellement à son environnement Business Central.
Cette étape a été importante, car la solution devait composer avec un contexte réel, et non avec un processus théorique. Les avis de paiement reçus par JRV pouvaient varier d’un client à l’autre. Certains documents présentaient plusieurs devises, d’autres comportaient des formats moins standards, et certains cas pouvaient même regrouper plusieurs clients dans un même avis.
Nexus a finalement retenu une approche combinant Continia Document Capture, Power Automate, Business Central et SharePoint. Le processus débute lorsqu’un avis de paiement est reçu par courriel. Le document est ensuite dirigé vers un espace prévu pour son traitement, avant que Power Automate prenne le relais pour transmettre les informations vers Continia Document Capture.
La solution utilise alors l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) pour lire les données contenues dans le document. Ces informations servent à préparer les éléments nécessaires à la création du dépôt dans Business Central. Une étape de validation demeure prévue afin que l’utilisateur puisse confirmer les informations avant leur intégration finale.
Une fois le traitement complété, les avis de paiement sont conservés dans SharePoint et liés au dépôt correspondant. JRV conserve ainsi une trace documentaire centralisée, accessible et cohérente avec ses opérations financières.
L’approche de Nexus ne visait pas à imposer une solution rigide. Elle consistait plutôt à adapter l’automatisation à la réalité opérationnelle de JRV, en tenant compte des cas fréquents, des exceptions et du niveau d’effort raisonnable pour chaque scénario.
Fonctionnalités principales :
Capture et lecture des avis de paiement :
- Lecture automatisée des documents reçus.
- Extraction des informations pertinentes à l’aide de l’OCR.
- Préparation des données nécessaires au traitement dans Business Central.
- Validation des informations avant l’enregistrement final.
Automatisation du processus financier :
- Déclenchement du traitement à partir des courriels reçus.
- Transmission des documents vers Continia Document Capture.
- Création des informations nécessaires au dépôt des paiements.
- Réduction des manipulations manuelles liées aux comptes recevables.
Gestion documentaire :
- Archivage des avis de paiement dans SharePoint.
- Conservation des documents associés aux opérations financières.
- Lien entre les avis de paiement et les dépôts correspondants.
- Meilleure traçabilité des documents traités.
Adaptation aux cas particuliers :
- Prise en compte des avis de paiement multidevises.
- Gestion de formats de documents variables.
- Analyse des cas impliquant plusieurs clients dans un même avis.
- Maintien d’étapes de validation lorsque l’automatisation complète n’apportait pas suffisamment de valeur.
Technologies utilisées :
- Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Continia Document Capture
- OCR
- Microsoft Power Automate
- Microsoft SharePoint
Cette combinaison technologique a permis de s’intégrer à l’environnement déjà en place chez JRV, tout en limitant le développement sur mesure. Elle offrait aussi un bon équilibre entre automatisation, maintenabilité et capacité d’évolution.
Les apprentissages générés par le projet
L’un des principaux apprentissages du projet concerne l’importance de bien analyser les options avant de choisir une solution technologique. Dans ce cas-ci, plusieurs pistes ont été étudiées avant de confirmer l’approche finale. Même si cette phase a demandé plus d’efforts que prévu, elle a permis de prendre une décision plus solide et mieux alignée avec les besoins réels du client.
Le projet a aussi démontré qu’une automatisation efficace ne signifie pas nécessairement que tous les scénarios doivent être automatisés à 100 %. Certains cas particuliers, comme les avis regroupant plusieurs clients, auraient demandé un effort disproportionné par rapport à leur fréquence. JRV et Nexus ont donc privilégié une approche pragmatique : automatiser ce qui génère le plus de valeur, tout en conservant des étapes complémentaires lorsque c’était plus logique.
Cette réflexion a permis de construire une solution plus réaliste et mieux adaptée au quotidien des utilisateurs. Plutôt que de chercher une automatisation parfaite sur papier, les équipes ont travaillé à mettre en place un processus fiable, utilisable et cohérent avec la réalité opérationnelle de JRV.
Un autre apprentissage important concerne la collaboration. Le projet a bien fonctionné parce que les équipes de JRV étaient disponibles, réactives et impliquées. Les utilisateurs ont testé la solution, posé des questions, fourni des commentaires précis et participé activement aux ajustements.
Le projet a aussi confirmé l’importance de penser l’automatisation comme une solution évolutive. Pour JRV, la mise en place d’un processus automatisé ne représente pas seulement une amélioration ponctuelle. Elle s’inscrit dans une relation continue avec ses partenaires technologiques, afin de rester informée des nouvelles possibilités d’évolution et d’identifier, au bon moment, les améliorations qui pourraient être pertinentes pour ses opérations.
« Ce projet a vraiment fonctionné comme un travail d’équipe. Le client connaissait très bien sa réalité, posait les bonnes questions et nous donnait rapidement ses retours. Ça nous a permis d’ajuster la solution au fil du projet et de livrer quelque chose qui correspondait réellement à leurs besoins. » – Katherine Chabot, Gestionnaire de projet -Nexus Innovations
Impact sur l’organisation
Le principal impact du projet concerne la réduction des interventions manuelles nécessaires au traitement des avis de paiement. La solution permet désormais à JRV de s’appuyer sur un processus plus structuré pour recevoir, lire, valider et enregistrer les informations dans Business Central.
Pour l’équipe des comptes recevables, l’automatisation permet de déplacer une partie du travail répétitif vers le système, tout en conservant les validations nécessaires. Cette approche respecte la rigueur du processus financier, sans alourdir inutilement le quotidien des utilisateurs.
Le projet a également permis de mieux centraliser la conservation des documents liés aux paiements. Grâce à l’archivage dans SharePoint, les avis de paiement demeurent associés aux opérations correspondantes, ce qui facilite le suivi et l’accès à l’information.
La solution est aujourd’hui utilisée par JRV dans ses opérations courantes. Les retours obtenus après la mise en production indiquent que le processus répond aux attentes, avec certains ajustements apportés pour tenir compte de situations rencontrées dans l’environnement réel. Cette étape a aussi permis de préparer la suite, notamment la transition vers un accompagnement de support afin d’assurer la continuité opérationnelle de la solution.
« Pour nous, un projet réussi ne s’arrête pas à la mise en production. Ce qu’on attend d’un partenaire, c’est aussi qu’il nous accompagne dans la suite, qu’il nous informe des nouvelles possibilités et qu’il nous aide à faire évoluer la solution quand c’est pertinent pour nos opérations. » Amal Hamitou, Directrice PMO – JRV Distribution
Adoption de la solution et accompagnement
L’adoption de la solution a été facilitée par une implication constante des équipes de JRV. La principale utilisatrice n’a pas découvert la solution à la fin du projet : elle a participé aux démonstrations, aux validations et aux tests tout au long de la démarche.
Nexus a privilégié une approche progressive. Les différentes composantes du processus automatisé ont été présentées une étape à la fois, ce qui a permis aux utilisateurs de comprendre le fonctionnement de la solution, de poser leurs questions et de valider les ajustements au fur et à mesure.
La phase de tests a joué un rôle déterminant. Les équipes de JRV ont consacré beaucoup de temps à éprouver la solution avec des cas concrets, ce qui a permis d’identifier certains scénarios particuliers et de renforcer la qualité du résultat final.
Une documentation a également été produite afin de soutenir l’utilisation de la solution et de faciliter la compréhension des principales configurations. Cette documentation a servi à accompagner les périodes de tests et à donner aux utilisateurs des repères clairs pour utiliser le processus au quotidien.
Après la mise en production, Nexus a poursuivi l’accompagnement afin de répondre aux ajustements nécessaires et de soutenir l’utilisation de la solution en conditions réelles. Cette continuité a facilité le passage du projet vers une prise en charge plus opérationnelle, en collaboration avec les personnes responsables du suivi technologique chez JRV.
Conclusion
Après la mise en production, Nexus a poursuivi l’accompagnement afin de répondre aux ajustements nécessaires et de soutenir l’utilisation de la solution en conditions réelles. Cette continuité a facilité le passage du projet vers une prise en charge plus opérationnelle, en collaboration avec les personnes responsables du suivi technologique chez JRV.
