Avez-vous dépassé les limites technologiques de votre PME ? 

Plusieurs PME continuent d’utiliser les solutions technologiques avec lesquelles elles ont commencé même si elles ne répondent plus à leurs besoins actuels ; c’est ce qu’on appelle dépasser les limites de sa technologie. Évidemment, cela entraine des défis liés à l’efficacité et aux processus qu’elles n’avaient jamais rencontrés. Si c’est votre cas, vous n’êtes pas seul·e.

Dans une étude réalisée par Wakefield Research pour Intuit interrogeant 1000 propriétaires d’entreprise, 93 % des entreprises de 10 à 100 employé·e·s indiquent qu’elles ont dépassé les capacités d’au moins quelques-uns de leurs outils numériques. Selon cette même étude, 79 % des répondants affirment que leurs outils numériques sont trop petits ou trop gros et qu’ils ont l’impression qu’ils paient trop pour des fonctionnalités qu’ils n’utilisent pas.

Avec la panoplie de nouvelles technologies qui existe, on peut se demander pourquoi plusieurs PME continuent d’employer des solutions qui ne répondent pas à leurs besoins opérationnels. Pourquoi continuent-elles d’investir dans des solutions vieillissantes qui nuisent à son efficacité ? Comment peuvent-elles passer à la prochaine phase de croissance, alors qu’elles sont ralenties par une stack technologique obsolète ?

Pourquoi les PME vivent des difficultés avec leur environnement technologique ?

C’est simple : au départ, les petites entreprises peuvent se débrouiller avec des plateformes, des logiciels et des applications disparates. Par exemple, une entreprise peut utiliser Excel pour répertorier ses commandes et son inventaire, QuickBooks pour faire sa comptabilité et Outlook pour gérer ses contacts clients et fournisseurs. Par contre, en atteignant des stades de croissance supérieurs, les procédures se complexifient et travailler avec des systèmes dépareillés n’est plus une stratégie informatique viable.

Quels impacts négatifs rencontrent une PME qui dépasse les capacités de son stack technique ?

L’utilisation de technologies dépassées finit par affecter l’efficacité, la créativité, l’innovation et la compétitivité d’une entreprise.

D’un côté, il y a la perte de temps des membres de l’équipe qui devront chercher à plusieurs endroits les informations dont ils ont besoin pour réaliser leurs tâches quotidiennes. S’ils doivent utiliser des applications qui ne sont pas intégrées de façon fluide les unes aux autres, ils devront effectuer des saisies manuelles ou des ressaisies, ce qui augmente alors les risques d’erreurs ou d’incohérences dans les informations.

D’un autre côté, il y a les gestionnaires et l’équipe de direction qui n’arrivent pas à accéder rapidement aux analyses et informations nécessaires pour prendre des décisions d’affaires éclairées. L’incapacité à retrouver facilement ces données met une entreprise en croissance en danger tant d’un point de vue financier que du point de vue opérationnel et règlementaire. De plus, un mélange de systèmes mélangés complique le travail des équipes informatiques qui ne pourraient avoir l’expertise ou les outils nécessaires pour protéger l’entreprise contre les attaques de sécurité.

Les signes que votre PME a dépassé les capacités de ses technologies

Voici les principaux signes que votre entreprise a besoin d’une refonte technologique :

1. Vos systèmes et applications ne s’intègrent pas les uns aux autres. Si vos outils technologiques ne peuvent communiquer entre eux de façon bidirectionnelle, vous risquez de doubler, voire tripler la charge de travail de vos employé·e·s.
2. Vous n’avez pas une vue d’ensemble ni une gestion totale de vos données. Une technologie silo (cloisonnée) pourrait vous empêcher d’accéder aux données essentielles à la gestion efficace de l’entreprise. Si vous ne pouvez pas avoir accès aux tendances d’une période à l’autre ou si deux solutions logicielles présentent des informations discordantes, c’est signe que vous avez un problème.
3. Votre équipe ne cesse de développer des solutions de rechange au système en place ou arrête complètement de l’utiliser. Si l’environnement technologique n’est pas adéquat, vos équipes pourraient avoir tendance à créer des solutions de contournement ou à utiliser des méthodes alternatives pour arriver à effectuer leur travail. Malheureusement, ces solutions de contournement peuvent consumer beaucoup de temps en plus de ne pas nécessairement être infaillibles. Au final, votre entreprise paie pour des systèmes qui ne sont pas utilisés à leur plein potentiel.
4. Votre budget TI ne cesse d’augmenter et vous ne savez pas pourquoi. Les systèmes obsolètes qui ne soutiennent pas vos processus pourraient forcer vos équipes à ajouter des applications supplémentaires pour contourner les problèmes. Ces ajouts peuvent faire augmenter les coûts liés à la technologie. Cela inclut la maintenance, l’amélioration de la sécurité, les développements, l’assistance technique, l’intégration des employé·e·s, les opportunités et revenus perdus et les temps d’arrêt. Certaines études ont montré que les technologies obsolètes peuvent coûter à une entreprise entre 20 et 25 % de plus sur une base annuelle.

Comment sortir de ce plateau et se lancer dans une transformation numérique ?

Comment les PME peuvent-elles atténuer les problèmes causés par leurs systèmes et adopter des technologies modernes qui vont soutenir leur croissance ?

D’abord, sachez que la transformation numérique d’une entreprise de taille moyenne prend du temps. Accélérer le processus de transformation pour le faire entrer dans un délai trop serré pourrait faire en sorte que votre projet se retourne contre vous. Tourner les coins ronds engendrera inévitablement des délais plus longs, des coûts plus élevés et un désengagement des employés. En fin de compte, vous pourriez vous retrouver avec un échec total.

Commencez par rechercher un partenaire technologique de confiance pour évaluer votre situation technologique, réaliser une évaluation de vos besoins et co-élaborer une feuille de route pour le stack technologique qu’il est pertinent d’implanter.

La Harvard Business Review (HBR) recommande également d’adopter une approche systématique pour analyser les coûts, l’utilisation et l’efficacité de votre infrastructure technologique et de vos actifs actuels. Vous pourrez ensuite analyser les coûts et les retours sur investissements des modifications informatiques à effectuer avec votre partenaire technologique.

Renforcer les capacités de votre PME à choisir, intégrer et utiliser une stack technologique plus à jour n’est pas évident. Cependant, l’accompagnement d’un bon partenaire technologique pourrait vous permettre d’éviter de nombreux pièges.

Contactez Nexus Innovations aujourd’hui pour en savoir plus sur notre approche visant à unifier vos solutions d’affaires.