Nexus modernise l’intranet du Centre de services scolaire Marie-Victorin.

Le Centre de services scolaire Marie-Victorin (CSS) dessert plus de 44 000 élèves, jeunes et adultes et regroupe quelque 5 000 employés réguliers, ce qui en fait un des plus importants employeurs de la Rive-Sud. Le CSS faisait face à un défi de taille : moderniser un intranet qui datait de dix ans, en y apportant une expérience utilisateur.rice exceptionnelle et personnalisable. C'est Nexus Innovations qui a été choisi comme partenaire technologique pour réaliser ce mandat, qui s'est développé en partenariat d'affaires, où Nexus a la chance de faire partie de la feuille de route technologique du CSS.

Enjeux d'affaires

Le Centre de services scolaire Marie-Victorin a décidé d'investir dans un projet de modernisation d'intranet pour améliorer sa performance, y compris:

Améliorer l'expérience de travail, la rétention et l'impact des employé.e.s;
Répondre au besoin grandissant de communication au sein de ses différents services et établissements;
Centraliser, structurer et mettre en place une gouvernance d'information.

Besoins technologiques

Portail intuitif et facile à utiliser par des employé.e.s ayant différents niveaux d’aisance avec le web; 
Interface dont le design est personnalisable;
Intégrer des pages de l’intranet à travers des onglets Teams;
Repérer l’information au sein de l'intranet selon différents champs distincts prédéfinis (tags);
Créer des gabarits de page pour permettre la réutilisation de la disposition des pages existantes.

Solution proposée

SharePoint Online propose une panoplie de fonctionnalités natives qui permettent à une organisation de structurer ses communications, dans la mesure où l'environnement est configuré adéquatement.

Pour le CSS, Nexus a opté pour l'approche centralisée d’un Hub regroupant l’information publiée par les différents services de l'organisation, ainsi que les ressources clés dont les employé.e.s ont besoin régulièrement.

Adoption de la solution

Chez Nexus, on accorde une grande importance à maximiser l'adoption des solutions qu'on développe. Dans ce projet, notre objectif a été de mettre nos expert.e.s à disposition du CSS pour les accompagner et les rendre autonome dans l'entretien et le support de la solution. L'équipe projet de Nexus s'est assurée d'optimiser l'adhésion au nouveau portail moderne du CSS, notamment :

En impliquant tout au long du projet les intervenant.e.s représentant les différents services pour leur donner une voix et les engager;
En fournissant les ressources nécessaires à l’entretien et au support de la solution;
En émettant des recommandations au CSS quant aux meilleures pratiques en termes d’expérience de navigation;
En formant au fur et à mesure les super-utilisateur.rice.s de l'intranet au CSS;
En réalisant plusieurs capsules de formation portant sur les fonctions les plus couramment utilisées par les employé.e.s du CSS.

L’équipe de Nexus a su accompagner le CSS Marie-Victorin en faisant preuve d’ouverture et de flexibilité. Les experts ont su bien conseiller l’équipe de travail en étant disponibles et engagés envers le projet.

Stéphanie Quirion, Communcation, médias numériques et marketing

Impact sur l'organisation et ses humain.e.s

Par le développement et le déploiement des technologies d'affaires, l'objectif de Nexus est avant tout de contribuer à augmenter l'impact des individus dans le cadre de leur travail, ainsi que sur la performance de leur organisation. Voici les principaux résultats attendus par le Centre de services scolaire Marie-Victorin :

Des communications internes plus faciles et efficaces;
Moins de frictions liées à l'adhésion et à l'utilisation de la plateforme M365;
L'information partagée aux différents établissements, services et corps de métier est dorénavant plus pertinente puisqu'elle est ciblée;
Baisse significative des appels de support afin de trouver une information dans l'intranet;
Augmentation du traffic quotidien de l’intranet.

Équipe projet

Mathieu Delisle, Intégrateur et formation M365
Joel Vézina, Expert M365
Jacques-Alexandre Bergeron, Responsable de la pratique M365
Alexandra Lévy, Directrice de livraison de projets