Le Fonds d’action québécois pour le développement durable (FAQDD) occupe un rôle stratégique dans le soutien aux initiatives qui favorisent l’intégration du développement durable au Québec. En tant que gestionnaire de programmes, l’organisme redistribue les fonds confiés par divers partenaires financiers à des organisations engagées tout en assurant une gestion rigoureuse et structurée.
Contexte et défis
Dans un contexte de croissance soutenue et d’évolution des besoins, le FAQDD a souhaité moderniser ses outils afin de maintenir son niveau de performance et de réactivité. Déjà bien outillée, l’organisation a entrepris une démarche proactive d’amélioration continue pour optimiser l’agilité de ses processus internes, soutenir la collaboration entre les équipes et répondre encore plus efficacement aux attentes de ses partenaires.
Nexus Innovations a accompagné cette démarche d’innovation en développant une solution sur mesure basée sur la Microsoft Power Platform. Le résultat : un système centralisé, automatisé et intuitif, aligné avec les objectifs du FAQDD. Cette réussite repose sur une approche humaine, méthodique et collaborative, plaçant les besoins des utilisateurs au cœur de chaque décision. Ensemble, nous avons développé une solution intuitive, bien intégrée aux pratiques existantes et conçue pour accompagner durablement l’évolution des opérations.
Le FAQDD a abordé ce projet avec une vision claire : renforcer ses capacités opérationnelles à travers une solution numérique bien alignée sur ses besoins réels, sans compromettre ce qui fonctionnait déjà efficacement. Il s’agissait notamment de centraliser les demandes, d’éliminer les possibles erreurs de saisie, de simplifier la communication interne et d’améliorer l’expérience des demandeurs. Le succès du projet se mesurait par une réduction des tâches manuelles, un traitement plus rapide, une meilleure collaboration entre les équipes et une hausse tangible de la satisfaction des utilisateurs.
Solution proposée
La solution technologique développée repose sur Power Apps et Power Automate pour centraliser et automatiser les processus.
Les éléments novateurs incluent :
· La création d’une application permettant d’automatiser la gestion des demandes, offrant une interface fluide et une expérience utilisateur optimale.
· L’intégration de connecteurs personnalisés ou déjà existants pour relier l’application à d’autres systèmes externes.
· L’optimisation du processus interne, avec un lien direct vers les documents générés par chaque demande dans l’application.
Cette technologie a été choisie pour sa capacité, de manière native, à répondre aux exigences non fonctionnelles, telles que la sécurité, la performance et la flexibilité.
Grâce à cette plateforme, le FAQDD bénéficie d’une application configurée sur mesure qui automatise des processus de gestion des demandes de subvention, centralise les informations stratégiques et offre une expérience utilisateur optimisée. L’intégration de connecteurs vers d’autres systèmes existants, comme les outils de comptabilité, a renforcé la fluidité des processus. Cette approche, combinant fiabilité, sécurité et évolutivité a permis au FAQDD de se doter d’une solution entièrement adaptée à ses besoins spécifiques.
Adoption
Le succès de l’adoption repose sur une approche itérative, avec des boucles d’amélioration de deux semaines permettant des ajustements rapides en fonction des besoins réels du terrain. Des ateliers collaboratifs ont été organisés pour impliquer les parties prenantes dès le début du projet, et des formations ciblées ont permis de rendre les super-utilisateurs et les administrateurs autonomes.
Une documentation complète et une période d’hypercare ont soutenu la transition vers le nouveau système, assurant ainsi une appropriation rapide et durable de la solution par l’ensemble des équipes du FAQDD.
Impact sur l’organisation et ses humain·e·s
La nouvelle plateforme a permis d’observer des gains concrets et mesurables dans les opérations du FAQDD. La centralisation de l’information et l’automatisation de certaines étapes clés ont contribué à améliorer la fluidité des processus et à limiter les possibilités d’erreurs liées aux tâches manuelles répétitives. Le traitement des demandes s’en trouve accéléré, et la coordination entre les équipes, renforcée.
Les équipes bénéficient désormais d’un nouvel accès structuré aux données, ce qui facilite la prise de décision et allège la charge administrative quotidienne. L’expérience des utilisateurs est améliorée, tant pour les employés internes que pour les demandeurs externes qui profitent d’un processus plus clair, plus intuitif et plus efficace.
Cette transformation numérique s’inscrit pleinement dans la mission du FAQDD, en lui permettant de continuer à soutenir les projets de développement durable avec rigueur, agilité et réactivité. Elle reflète aussi la maturité organisationnelle de l’équipe qui a su anticiper ses besoins, s’entourer des bons partenaires et investir dans des solutions durables, au service de son impact.
Équipe projet
Ce projet a permis de réaffirmer l’importance d’une approche itérative, de la valorisation des acquis existants dans l’environnement technologique du client et de la collaboration constante entre les équipes techniques et les utilisateurs finaux. Ces enseignements renforcent notre capacité à livrer des projets et solutions concrètes, ancrées dans la réalité des organisations et qui font réellement une différence sur le terrain.
- Guillaume Rocher : Ce qui m’a le plus marqué, c’est l’engagement marqué des clients dans le projet. Il était évident qu’ils avaient une réelle volonté d’améliorer les processus et qu’ils étaient réceptifs à nos recommandations, ce qui a grandement facilité la collaboration.
- Alicia Villeneuve : J’ai particulièrement apprécié l’opportunité de travailler sur ce projet, ainsi que sur d’autres maintenant, avec des clients pleinement engagés. Leur écoute et leur vision claire visant à améliorer les processus internes pour mieux servir la clientèle ont grandement enrichi cette expérience.
- Dominic Larochelle : J’apprécie beaucoup la flexibilité du client et leur ouverture pour une solution low-code. Ça a permis de facilement livrer des solutions qui répondent à leurs besoins et qui facilitent le travail des gens.
- Joël Vézina : J’ai apprécié la disponibilité et l’ouverture du FAQDD à se faire conseiller pour atteindre plus efficacement leurs objectifs.