5 étapes pour organiser un gala virtuel mémorable

Publié par:

Claudia Lépine

Le 4 avril 2020, Nexus Innovations fêtait ses 3 ans d’existence. Avant la pandémie, nous avions décidé de souligner ça en grand : inauguration des nouveaux bureaux et gala de reconnaissance avec notre gang et leur famille. Nous allions mettre le paquet, de la bonne bouffe, des jeux, de la bonne musique, un beau décor…Ce fut une deuxième année mémorable en termes de croissance et d’accomplissements, nous voulions que cette fête soit à cette image, question de faire monter une fois de plus la fierté en nous.

Je ne vous apprends rien en vous disant que nous n’avons pu tenir physiquement cet événement. La COVID a bousillé nos plans! MAIS pas complètement…La « A team », composée de Sarah, Claudia (moi) et Alexandra, a décidé en mars dernier que la distance n’allait certainement pas nous empêcher de souligner les bons coups de nos collègues. C’était le type d’événement parfait pour souligner cette belle et riche année qui venait de défiler sous nos yeux assoiffés de défis. De plus, c’était pour nous une occasion de tous se réunir et d’offrir de la reconnaissance après un long mois enfermé à la maison, à s’adapter à nos nouvelles réalités.

Organiser un gala à distance, ça semble compliqué, mais en réalité c’est assez simple, promis.

Pour vous inspirer, voici le « behind the screens » de l’organisation du gala Nexus en 5 étapes :

1. Déterminez quelle saveur vous voulez donner à votre gala

Lors de cette soirée de remise de prix, vous désirez reconnaitre les bons coups et attitudes de vos gens? Ou souligner des anecdotes/comportements uniques? Ou encore, récompenser l’adhésion à vos valeurs?

Pour notre part, nous avons choisi un mix des 3.

2. Définissez vos catégories et hop on passe au vote

Une fois votre saveur déterminée, vous pouvez commencer à lister vos catégories. N’hésitez pas à vous servir de la créativité de vos employés. De notre côté, nous avons demandé à quelques employés de nous aider avec notre catégorie plus humoristique. Nous avions 21 catégories.

En voici quelques-unes :

La personne la plus bougonne le matin, tu sais le genre de personne qui a VRAIMENT besoin de son café
La personne qui se prend pour le lapin dans Alice au pays des merveilles, i.e qui a de la difficulté à arriver à l’heure
La personne la plus traineuse au bureau
La personne à qui on peut faire croire à peu près n’importe quoi
La personne qui a les « plus grandes oreilles » pour écouter
La personne qui sort souvent de sa zone de confort
Le ou la meilleur(e) ambassadeur/ambassadrice Nexus
La personne qui représente plus la valeur de transparence
La personne qui représente plus la valeur d’engagement
Votre découverte de l’année : La personne qui a fait une différence dans votre quotidien cette année. Le ou la gagnant(e) de cette catégorie recevra l’Alex de l’année

Ensuite, vous passez à la première ronde de votes. Ce qui est beau avec la technologie, c’est qu’on peut organiser un système de vote en ligne sans trop se compliquer la vie. Nous avons utilisé l’outil de sondage en ligne Typeform par qu’il est facile à utiliser et il n’est pas d’un laid choquant!

Par la suite, en générant un rapport Excel du sondage, vous pourrez facilement faire le tri des personnes qui ont eu le plus de votes pour chaque catégorie et ainsi créer le sondage qui déterminera les gagnants et passer à la deuxième ronde de votes. Ce deuxième sondage répète les catégories et incluent les quelques nommés(es). Nous en avions 5 par catégories.

Note sur typeform : nous avons la version payante qui nous permet de créer un nombre de questions illimitées. Avec la version gratuite, vous aurez droit à un nombre restreint de questions, vous pourriez alors créer plusieurs sondages par thème par exemple.

Pendant la récolte des votes ⬇️

3. Partez à la chasse aux duos qui annoncent les nommés(es) et les gagnants(es) dans chaque catégorie

Lorsqu’on regarde un gala à la télé, nous sommes souvent charmés et intrigués par les duos qui présentent, n’est-ce pas? On a donc demandé à des binômes qui sont inséparables au travail (vous savez ces collègues qui développent une bromance ou womance et gambadent ensemble dans les bureaux?!) de préparer un petit « sketch » pour présenter les nommés(es) et gagnants(es) de chaque catégorie. Ils avaient carte blanche. Nous avons été gâtés en créativité et en émotions également dans les différents sketchs.

Nous vous encourageons donc à partir à la recherche de vos duos. La préparation des présentations ajoutera un grain de folie et de plaisir à leur journée de travail, sans oublier qu’ils seront heureux de repasser du temps ensemble, comme dans le bon vieux temps. 🙂

4. Trouvez un animateur et une personne à la régie pour la soirée

L’animateur

Qui animera l’intro, les transitions entre les duos de présentateurs et la fin de la soirée. Sondez l’intérêt des gens à animer ou encore faites comme nous et « soudoyez » un pro d’improvisation à animer! Si vous n’avez pas de pro d’impro, vous avez surement quelques clowns qui aiment parler en public et faire rire. Faites votre choix et annoncez-le comme animateur surprise. Ça créera un effet d’engouement envers la soirée (et peut-être quelques paris)!

Ce fameux animateur surprise peut se créer un décor scénique avec ce qui lui tombe sous la main. Pour Samuel, un micro de ses filles, quelques couvertures pour reproduire les rideaux de la scène, a suffi pour offrir un décor de scène (presque) crédible.

La personne à la régie technique

Qui aidera à épingler (mettre en avant plan sur l’écran) l’animateur, les duos et les gagnants lorsqu’ils parleront afin que tous les participants les voient en plein écran.

5. Les petits détails qui font une différence

Voici quelques autres idées qui donneront l’impression à votre gang de participer à un vrai de vrai gala sans avoir le tapis rouge et les paparazzis.

Dress code : « Vêtissez-vous d’un haut chic et d’un bas mou » voilà à quoi ressemblait notre dress code de la soirée. Pratiquement tout le monde a adopté ce style de confinement chic pas chic. Disons que ça a fait du bien à plusieurs d’entre nous de prendre le temps de se préparer, après des semaines à avoir presque banni cette routine de notre journée!

Trophée : Nous devions à la base, avant la pandémie, faire faire des trophées sur mesure. Nous avons passé en mode plan B et avons mentionné aux nommés(es) de choisir un objet à la maison et d’être prêts(es) à imiter une vraie remise de trophée, s’ils (elles) gagnaient. En gros, ledit trophée passait d’un écran à l’autre. Certains ont choisi une bouteille de vin ou une plante, d’autres ont choisi leur chat.

Pourquoi pas :

Organiser un apéro avant le gala ;
Demander au (à la) président(e) de préparer un petit discours de remerciement personnalisé pour l’organisation. Il (elle) ne devrait pas manquer d’inspiration avec tout ce qui s’est passé dans les derniers mois ;
Inviter un artiste (chanteur, musicien, magicien, humoriste, etc.) à faire une prestation surprise au milieu du gala ;
Organiser un after party dans lequel les gens pourront lâcher leur fou et jaser de tout et de rien ET du gala!

Cette soirée restera gravée dans mon cœur longtemps en raison de sa simplicité, sa perfection dans toute son imperfection, des rires et discours touchants que j’entends encore en écho…on se croyait aux oscars, à quelques millions de dollars de moins, mais plusieurs vedettes (employés.es) de plus.

En espérant que ça vous ait donné envie de vivre une soirée semblable. On vous souhaite autant de fous rires, d’émotions et de fierté qu’on en a eu. Décrochez et amusez-vous. Enregistrez votre gala pour avoir des souvenirs. Et surtout, n’oubliez pas, la reconnaissance donne des ailes!