Avec son nouvel Intranet, Drummondville vient transformer son processus de communication des informations organisationnelles. Ses employé·e·s se voient offrir un outil servant de point central pour se garder informé·e·s autant sur les processus que les bons coups des divers services municipaux. Nexus a accompagné l’équipe de réalisation interne pour créer un outil simple d’utilisation, qui permet aux employé·e·s d’interagir ensemble comme jamais auparavant.

La Ville de Drummondville compte près de 500 employé·e·s réparti·e·s en 14 services (plus leurs divisions) et 12 établissements, qui assurent l’administration de la municipalité et les services aux citoyens. Drummondville voit une constante progression de sa population et occupe le 14e rang des villes les plus populeuses du Québec avec plus de 83 000 habitants.

Objectifs d’affaires

Les besoins en échange d’information de la Ville ne cessaient d’augmenter (documentation, nouvelles, événements, processus de travail) et la gestion des courriels était devenue une tâche fastidieuse.

• Avec une gestion des courriels difficiles, aucune plateforme d’information unifiée n’existait pour permettre aux employé·e·s d’échanger l’information.
• Les communications qui touchaient l’ensemble des employé·e·s étaient effectuées par courriel.
• De plus, une majorité de leur personnel n’avait pas accès à un poste de travail fixe (avec ordinateur et adresse courriel). Il était donc nécessaire d’avoir une solution facilitant la communication interne et permettant le partage et la diffusion d’informations à l’extérieur du réseau de la Ville.

Dans ce contexte, et considérant que la Ville utilisait déjà Office 365, l’intranet SharePoint s’avérait l’outil de choix à privilégier et à déployer.

Solution proposée

Après avoir révisé les enjeux d’affaires, le contexte d’utilisation et les besoins techniques du client, les experts M365 de chez Nexus ont été en mesure de proposer une architecture de cinq sites SharePoint, chacun ayant une vocation bien définie.  Cela a permis de structurer l’information plus aisément pour l’équipe de réalisation de la ville ainsi que de générer une expérience utilisateur·rice axée sur la réalité des employé·e·s de la ville de Drummondville.

L’intranet de la ville compte 4 espaces de communication principaux, selon le type de message et sa provenance. Cela rend l’objectif de la communication plus clair du point de vue de l’employé·e.

Afin de stimuler l’engagement des employé·e·s envers la nouvelle plateforme de communication, Nexus a implanté une série de fonctionnalités, comme :

• L’utilisation d’un formulaire digital pour s’inscrire aux divers concours de la ville
• Une recherche personnalisée pour identifier les employés selon leur rôle et tâches respectives
• L’affichage dynamique des anniversaires des employés directement en page d’accueil.

Nexus a été pour nous un partenaire de choix dans l’exécution de ce projet.  La réalisation de l’intranet a offert à la Ville plusieurs retombées positives, notamment en termes d’efficacités, de communication, de gestion documentaire et de renforcement de l’identité organisationnelle et nous sommes très heureux d’avoir pu bénéficier de l’expertise de Nexus pour nous guider et nous accompagner dans les différentes phases du projet.  En plus d’être très compétents dans leur domaine, les membres de l’équipe Nexus vulgarisaient et communiquaient l’information efficacement, ce qui a facilité notre compréhension concernant les sections plus techniques.  Ils ont su mettre en place un climat de travail favorable à l’innovation et l’ambiance était toujours agréable lors des rencontres.  Ce fut un réel plaisir de collaborer avec eux.

Véronique Leroux, Chargée de projet | Service des technologies de l’information

Adoption

Dès le début du projet, des actions clés ont été mises en place pour favoriser l’adoption :

• Définir le sponsor principal du projet ainsi que d’engager personnellement les cadres des différents services en les formant proactivement sur le projet, pour bien comprendre les changements à vernir et préparer le terrain.
• Nexus a offert 2 formations en présentiel pour les super-utilisateur·rice·s, ce qui leur a permis d’avoir un expert pour les accompagner dans leurs apprentissages des bonnes pratiques de création de contenu et pour mieux les engager.
• Nexus a aussi offert 1 formation au département de technologie de l’information (TI), pour assurer une compréhension des diverses configurations et faciliter la maintenance du système dans le temps.
• Nexus a accompagné la ville de Drummondville dans la création d’un plan de gouvernance et responsabilités (RACI) pour élaborer un plan clair pour bien entretenir la solution et comment résoudre des situations problématiques au besoin
• Nexus a conseillé l’équipe de réalisation dans ses communications auprès des employé·e·s pour faciliter la gestion du changement.
• À travers un accompagnement dans la gestion du changement, Nexus a donné les outils pour aider le processus d’adoption des services plus réfractaires au changement. Que ces risques soient potentiels ou réels, des actions ont été prises pour améliorer le message expliquant pourquoi la ville de Drummondville se munissait d’un intranet moderne et qu’est-ce qui changerait dans leur vie
• Un support en continu est maintenant offert, afin de s’assurer de la pérennité de la solution et d’accompagner les utilisateur·rice·s dans leur adoption.

Impact sur l’organisation et ses humain·e·s

• Forte diminution des courriels internes
• Réduction du nombre de courriels envoyés à l’équipe de communication interne
• Création de contenu facilitée grâce à une plateforme intuitive
• Communications centralisées par type & provenance (corporative, communauté employée de la ville, ressources humaines, technologies de l’information)
• Identification rapide des employé·e·s par une recherche hybride
• Hausse de l’engagement du personnel à travers le cycle de vie des employés
• Expérience utilisateur·rice bonifié à travers le temps grâce à une plateforme évolutive
• Bonne adoption grâce à la mise en place d’activités de gestion de changement et animation de formations pour les utilisateur·rice·s.

Project team

• Joel Vézina, Expert M365
• Lyamine Benkhadra, Développeur M365
• Alicia Villeneuve, Gestionnaire de projet agile
• Alexandra Lévy, Directrice livraison de projet