D-BOX Technologies, entreprise québécoise comptant environ 100 employés, est reconnue mondialement pour ses technologies haptiques immersives utilisées dans les sièges de cinéma, les simulateurs de course et de formation technique et diverses expériences immersives. Pour soutenir sa croissance et améliorer sa communication interne, l’organisation souhaitait moderniser son intranet afin de favoriser la collaboration, optimiser la gestion documentaire et centraliser certains processus clés, comme la réservation de salles ou de stages internes.

Contexte et défis

D-BOX Technologies disposait déjà d’un portail employé conçu avec SharePoint, mais il se devait d’évoluer pour appuyer l’évolution et la vision de l’entreprise. L’environnement manquait de structure, l’interface était peu intuitive et peu flexible, et certaines fonctionnalités importantes faisaient défaut.

Un nouveau portail était nécessaire pour partager et regrouper de l’information générique utile à l’ensemble des employés et afin de communiquer des messages d’intérêt général. D’ailleurs, une intégration a été réalisée avec Teams afin de créer un nouvel écosystème intégré de communication.

Enfin, certaines opérations, comme la réservation de salles ou de stages, étaient réalisées sans processus automatisé, ce qui entraînait une perte de temps et un manque de visibilité.

Solution proposée

Pour répondre à ces enjeux, Nexus Innovations a proposé de repartir de l’existant en reprenant la base SharePoint pour la structurer, la moderniser et l’enrichir de fonctionnalités additionnelles, tout en restant dans l’environnement Microsoft 365 déjà en place chez D-BOX Technologies.

Les principales interventions ont inclus :

• L’intégration de Microsoft Bookings pour gérer les réservations de ressources internes (salles, stages), évitant ainsi l’usage d’outils externes comme YouCanBookMe ou Calendly.
• L’ajout de Viva Engage, afin de renforcer la communication interne et accroître la visibilité de l’intranet.
• L’ajout de calendrier d’activités récurrents auquel peuvent se référer les employés pour éliminer les nombreuses questions
• L’ajout d’une section dynamique pour rechercher les employés et connaître leurs fonctions
• L’ajout d’une section sur les spécificités des produits incluant une gestion sécurisée de l’information
• L’ajout d’un nouveau site pour l’équipe des technologies de l’information permettant le partage de questions-réponses, la gestion du parc informatique et la possibilité d’ouvrir un billet

Cette approche a permis à D-BOX Technologies de mieux utiliser ses outils existants, de limiter les coûts liés à l’adoption de nouvelles solutions, et de favoriser une appropriation naturelle par les utilisateurs.

« Le vrai défi n’était pas de réinventer la roue, mais de mieux exploiter les outils que D-BOX Technologies possédait déjà. En misant sur SharePoint, Bookings et Viva Engage, nous avons créé un portail unifié, facile à gérer, et surtout utile au quotidien. »  Joël, consultant chez Nexus Innovations

Adoption

L’adoption a été facilitée par une approche progressive et collaborative, en lien étroit avec l’équipe interne de D-BOX Technologies.

Le processus a inclus :

• La formation des utilisateurs clés pour les rendre rapidement autonomes.
• Le paramétrage des permissions d’accès aux documents, en fonction des services et des types d’informations.
• La configuration de Microsoft Bookings pour qu’il reflète les réalités de l’organisation.

Cette démarche a contribué à une appropriation rapide de la solution, perçue dès les premières semaines comme une amélioration concrète du quotidien.

Impact sur l’organisation et ses humain·e·s

Le nouveau portail intranet permet aujourd’hui à D-BOX Technologies de :

• Centraliser et structurer ses ressources internes dans un environnement unifié, intuitif et sécurisé.
• Gérer les accès de manière fine, garantissant la confidentialité des données tout en facilitant le travail d’équipe.
• Automatiser des processus internes, comme les réservations, avec une expérience fluide directement intégrée à Microsoft 365.
• Renforcer la communication interne, avec un intranet plus dynamique et visible.

Cette modernisation a eu un effet positif sur la productivité et la communication interne et sur l’adhésion des employés aux outils de collaboration.

Équipe projet

Le projet a été mené par Joël, consultant chez Nexus Innovations, en collaboration étroite avec une équipe de 3 à 4 personnes chez D-BOX Technologies. L’expertise technologique alliée à une bonne connaissance des réalités internes a permis de concevoir une solution à la fois robuste et bien adaptée aux besoins réels.