Centre de psychologie Gouin : Implantation d’une solution Business Central

L’équipe de Nexus a été mandatée pour implanter la solution Dynamics Business Central (ERP) chez le Centre de psychologie Gouin (CPG), une OBNL qui offre des programmes et des services psychologiques pour une population variée par le biais d’un réseau de psychologues.

À la base, le CPG a approché Nexus pour développer un système facilitant la transmission et la gestion des reçus émis par les psychologues. Après discussions, le besoin d’affaires allait au-delà de la gestion des reçus, car il s’est avéré que leur système comptable devait être remplacé par une solution plus conviviale, intégrable et maintenable.

Enjeux d'affaires

Gagner en temps et en efficacité pour la gestion de la comptabilité.
Permettre la croissance de l’organisation avec les mêmes capacités internes (sans embaucher).

Besoins technologiques

Comptabilité de caisse pour environ 1000 transactions par mois
Gestion des recevables de clients et d’institutions
Gestion des payables
Paiement des psychologues (travailleurs autonomes)
Capacité de mettre le logo sur les factures
Prévenir l’enregistrement de transactions dans le mauvais mois
Capacité de travailler en lots
Capacité de générer des numéros de dossier/document séquentiel
Gestion de la paye interne
Transferts bancaires (EFT)

Solution proposée

En comprenant bien les besoins du CPG, l’équipe de Nexus a proposé d’utiliser le ERP Dynamics 365 Business Central pour offrir un système plus robuste sur plusieurs aspects et remplacer le système comptable actuel.

Microsoft Dynamics Business Central (BC) est la solution préconisée car elle permet la gestion financière de toutes les opérations via un accès infonuagique. Que ce soit pour la gestion des recevables, des payables ou toute autre manipulation financière, BC offre la possibilité d’effectuer les opérations et de supporter la force de travail de toute organisation. Voici un aperçu de l'interface de la solution :

Adoption de la solution

Une solution technologique peut avoir un potentiel incroyable, mais elle restera aussi efficace que l'usage qui en est fait par les utilisateur.rice.s. C'est pourquoi chez Nexus, on accorde une grande importance à maximiser l'adoption des solutions qu'on développe.

Dans le cadre du projet du CPG, l'équipe de Nexus a effectué une session de formation avec l’équipe pour faire un transfert de connaissances et pour s'assurer de répondre à leurs questions.

« Je veux sincèrement remercier Nexus pour votre ouverture et intérêt envers nos besoins et notre histoire. Je m'imagine bien que nous sommes de par notre taille un "petit client" pour vous, mais on s'est fait traiter comme un grand client. De plus, vous avez contribué directement et très concrètement à notre essor. Nous sommes aujourd'hui capables de soutenir les activités de 50 psychologues, doctorants et internes avec la même force de travail (!)... Quand je vous ai écrit en 2020, j'avais 16 psychologues dans l'équipe, j’avais déjà des difficultés avec mon ancien système comptable et j’avais le choix entre encore engager, ou vous appeler. Alors c'est vraiment très très concret comme succès. »

Joëlle Tétreault-LaRoche, directrice administrative

Impact sur l'organisation et ses humain.e.s

Par le développement et le déploiement des technologies d'affaires, l'objectif de Nexus est avant tout de contribuer à augmenter l'impact des individus dans le cadre de leur travail, ainsi que sur la performance de leur organisation. Voici les résultats observés par le CPG :

Normalisation des processus permettant d’augmenter l’efficacité et du même coup d’offrir de meilleur service à sa clientèle.
Diminution du risque d’erreur de données lié à l’écriture dans de mauvaise période comptable
Amélioration de la capacité d’intégration des systèmes
Établissement d’une structure permettant au CPG d’améliorer leur activité et réduire le poids sur le groupe de finances

Équipe projet

Guillaume Bouchard-Lafond, Expert-conseil Dynamics 365