Microsoft Teams

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J’ai déployé Teams dans un contexte d’adoption rapide et j’aimerais maximiser la valeur qu’on en retire. Comment m’assurer que mon équipe en fasse un usage approprié et sécuritaire?

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Teams: simple d’utilisation, mais riche et complexe

Microsoft Teams est un outil à la fois très simple d’utilisation, mais avec un vaste éventail de possibilités. Il donne beaucoup de pouvoir et de liberté aux utilisateurs, ce qui constitue sa plus grande force et sa plus grande faiblesse. Plusieurs craintes soulevées par les administrateurs sont justifiées: duplication d’information, utilisation d’outils non-sanctionnés, fuites de données, partage de documents sensibles à l’externe, etc.

Un lancement Teams réussi passe par les trois points suivants :

  • Une bonnne gouvernance
  • Une adoption massive
  • De la formation aux utilisateurs

Besoin d’un coup de main? Les experts Nexus sont là pour vous aider!

1. Gouvernance

La gouvernance, c’est l’art de s’entendre sur des règles et des processus pour faire une utilisation judicieuse de l’outil. Sans gouvernance, l’outils est déployé mais son utilisation génère des risques pour l’organisation. Il y a des dizaines de configurations à considérer dans l’environnement Office 365, SharePoint Online et Microsoft Teams. Selon les requis de sécurité de votre organisation, une mauvaise gouvernance pourrait engendrer des fuites de documents confidentiels (internes ou externes) qui pourrait ternir votre réputation ou même engendrer des problèmes légaux. La perte de données pourrait également survenir si le cycle de vie des Teams n’est pas bien gérée. Un manque de gouvernance pourrait également engendrer une prolifération extrême de Teams, causant une décentralisation d’information et une confusion chez les utilisateurs.

2. Adoption

L’adoption, c’est l’art de convaincre tous les usagers de votre organisation à utiliser le nouvel outil. Sans adoption, vous avez déployé l’outils mais une portion des usagers l’utilisent alors que d’autres travaillent à l’ancienne (courriels, serveur de fichier partagés, conversations privées, etc.). Ce clivage entre deux groupes d’usagers peut avoir de lourdes conséquences sur votre culture d’entreprise! Au lieu d’améliorer la collaboration, un manque d’adoption génère alors une duplication de documents et processus qui causent une grande perte d’efficacité dans l’exécution de tâches. Il existe plusieurs astuces pour assurer une adoption d’un maximum de gens et il est important de les adapter à votre contexte organisationnel. Les efforts d’adoption ne doivent donc pas être négligés si on souhaite réussir la transformation de son organisation vers Teams.

3. Formation

Teams est un outil extrêmement riche en fonctionnalités et en constante évolution. Les possibilités sont vastes: conversations privées, conversations d’équipe, appels conférences, appels téléphoniques, intégrations, connecteurs, notifications, calendrier, synchronisation de fichiers, suivi de tâches avec Planner, etc. Sans formation, votre outils est déployé mais sous-utilisé. Les usagers peuvent continuer d’utiliser et même d’acheter des outils tiers. Cela peut engendrer une multiplication de frais de licences et une complexité dans l’attribution des accès et permissions, ce qui est très bien géré dans l’univers Office 365. La prolifération d’outils tiers engendre également une confusion sur l’endroit approprié où placer l’information, ce qui nuit à la productivité et la collaboration.

Notre offre Microsoft Teams

L’offre de Nexus pour Microsoft Teams aborde les grands thème de la gouvernance, l’adoption et la formation. On garde ça simple et efficace tout en s’adaptant à votre contexte spécifique!

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*Nexus offre ses services liés à Microsoft Teams gratuitement à toutes les OSBL du Québec!