L’Anonyme : Automatiser ses tâches administratives grâce à une application Low-Code/No-Code

Les entreprises à but non lucratif (OBNL), comme L'Anonyme, jonglent avec diverses sources de financement. La reddition de comptes est donc une tâche cruciale, mais c’est également une activité extrêmement exigeante en termes de temps et d’énergie pour les équipes, ce qui réduit leur disponibilité et leur impact sur la clientèle.

Face à ce défi, L'Anonyme a choisi une approche novatrice en automatisant la plupart de ses activités administratives grâce à une solution Power Apps. Un choix stratégique qui a permis à l’organisation de libérer du temps, accroître l'efficacité, et concentrer davantage d'énergie sur leur mission fondamentale.

Qui est l'Anonyme?

L’Anonyme vise à promouvoir des comportements sécuritaires et des relations égalitaires ainsi qu’à prévenir la transmission des infections transmissibles sexuellement ou par le sang (ITSS) par une approche humaniste de proximité. La démarche est basée sur une approche humaniste, empreinte d’écoute active et mise sur le respect du rythme des personnes à qui elle s’adresse.

Pour ce faire, plus de 1 000 ateliers sont organisés chaque année afin de sensibiliser les participants pour la diminution des comportements à risque et le renforcement des facteurs de protection.

Enjeux d'affaires

L’Anonyme a mandaté Nexus pour développer une solution dans un temps limité et avec un budget restreint, pour adresser l’ensemble des besoins d’affaires suivants :

• Améliorer le suivi et la relation avec les partenaires en démontrant de façon claire et quantitative l’impact de leur financement
• Automatiser le traitement d’actions répétitives pour gagner en temps et efficacité
• Maximiser l’impact et la productivité des employé·e·s
• Favoriser une meilleure communication au sein de l’organisation et avec les parties prenantes

Solution proposée

Pour répondre aux enjeux de L’Anonyme, l’équipe de Nexus a développé une solution de type CRM en utilisant les Model-Driven Apps de la plateforme Microsoft Power Apps.

Les applications Model-Driven permettent d’utiliser l’approche low-code/no-code pour développer une application plus rapidement et à faible coût, tout en offrant une interface unifiée et un design réactif dans les navigateurs et sur les appareils mobiles.

Plus spécifiquement, la solution développée est composée de différents modules :

• Power App pour les animateurs et animatrices d’ateliers
• Tableau de bord PowerBi pour les gestionnaires
• Tableau de bord PowerBi pour évaluation de l’impact des programmes
• Automatisation des questionnaires d’appréciation avec Power Automate

Adoption de la solution

Le déploiement de la nouvelle solution a eu un impact crucial pour L’Anonyme, en améliorant les processus clés de l’entreprise. Cet investissement technologique a non seulement permis de transformer le quotidien des employé.e.s de l’équipe administrative et des 30 animateurs et animatrices d’ateliers, mais aussi de solidifier les relations avec les partenaires qui assurent le financement de l’organisation.

Tout au long du projet, des actions ont été planifiées et mises en œuvre pour favoriser l’adoption à la nouvelle application :  

• Cocréation de la solution avec les PowerUsers
• Création de contenu de formation sur mesure en fonction des risques de gestion de changement anticipés
• Sessions de type "Ask me anything" avec notre expert Microsoft Dynamics
• Sessions de formation unique pour les utilisateurs pour un total de 24h (préparation + atelier + documentation)
• Accompagnement sous la forme de questions et réponses pour un total de 8 heures (4 fois 2 heures)
• Support post projet

Notre équipe a grandement apprécié travailler avec l’équipe de Nexus. Leur créativité et leur capacité d’adaptation face à nos contraintes spécifiques ont été essentielles dans le déploiement de notre projet. L’équipe de Nexus a su identifier nos besoins et nous offre un soutien constant face aux défis que nous rencontrons avec le développement de nos actions. Les échanges sympathiques ont également contribué à renforcer la relation entre nos organisations! 

- Léna Gauthier-Paquette, Coordonnatrice - Programme d'éducation à la sexualité

Impact sur l'organisation et ses humains

Par le développement et le déploiement des technologies d'affaires, l'objectif de Nexus est avant tout de contribuer à augmenter l'impact des individus dans le cadre de leur travail, ainsi que sur la performance de leur organisation.

Voici les résultats observés par L’Anonyme depuis le déploiement de la solution développée :

• Meilleur suivi avec les partenaires et capacité de démontrer de façon claire et quantitative l’impact de leur financement
• Meilleure performance et accélération du traitement des tâches
• Meilleure productivité des employé.e.s
• Réduction des risques et du nombre d’erreurs liés à la solution
• Accès facile à des ressources pour le support technique à même l’organisation
• Meilleure communication entre les pairs

Équipe projet

• Mathieu Boldireff, Lead de pratique
• Jérémie Fortier, Expert fonctionnel D365
• Dominic Larochelle, Expert fonctionnel D365