5 actions pour mieux gérer les équipes distribuées

La gestion des équipes distribuées, celles qui collaborent en étant basées sur différents lieux, notamment à domicile et dans des bureaux satellites, comporte de nombreux défis comme le team building à distance, la gestion de la flexibilité d’horaire, la sécurité des données, les responsabilités de l’employeur et les enjeux communicationnels. Dans le cadre de mon intervention dans le cours Collaboration à l’ère du travail hybride, donné par Regis Barondeau, professeur au Département d'analytique, opérations et technologies de l'information, j’ai ressorti les cinq actions à prendre pour mieux gérer des équipes distribués et collaborer en contexte virtuel.

1. Surveiller l'overemployment

Être overemployedconsiste à avoir deux ou trois emplois simultanément, sans que les différents employeurs soient au courant de l’existence des autres. Vous imaginez que ce phénomène comporte un enjeu éthique, mais également un enjeu potentiel en termes de sécurité des données et de la confidentialité pour les différentes organisations. Quoi que le phénomène de l’overemployement est nouveau et relativement rare, il reste un des nouveaux paradigmes dont les organisations doivent être vigilantes. En plus, quoique l’incitatif financier peut sembler intéressant, être overemployed entraîne sont lots de risques et de désagréments. Je vous conseille cet article de CBC si vous êtes curieux.

2. Encadrer sa disponibilité

La nouvelle réalité des gens qui évoluent au sein d’organisations hybrides implique de nombreux défis : « zoom fatigue », stress, perte du sentiment d’appartenance, gestion de son espace de travail, gestion de calendrier plein (aka le back to back) et l’attente d’être « disponible 24/7 ». C’est depuis l’omniprésence du travail à distance, que les gens sont poussés à être joignables pratiquement tout le temps, que ce soit par la multiplicité des outils de communication ou bien simplement étant donné les notifications qui se bombardent les appareils mobiles. Si vous ne l’avez pas expérimenté par vous-même, il vient un temps où être disponible 24/7 n’est plus soutenable et il devient primordial de mettre des limites pour décrocher et déconnecter du travail. Non seulement ce temps off est nécessaire, mais il est aussi favorable pour la collaboration et la productivité. D’ailleurs, cette publication de Forbes propose quelques astuces pour mieux déconnecter et apprécier ces temps d’arrêt.  

3. Se reponsabiliser en termes d'hygiène communicationnelle

Depuis la pandémie, on remarque que les employeurs tentent de s’adapter à la réalité des équipes distribuées du mieux qu’ils le peuvent, en essayant d’offrir plus de flexibilité, de revoir les outils collaboratifs utilisés, d’offrir des moments sans meetings virtuels dans l’organisation, des activités d’ancrages pour de favoriser le sentiment d’appartenance des gens, etc. Cependant, la pratique qui apparaît le plus nécessaire (et souvent négligée) au sein des organisations est de se responsabiliser en termes d’hygiène communicationnelle. En virtuel, on a perdu le non verbal de nos collègues, donc il peut être facile de nuire à l’ambiance de travail si on ne prend pas de bonnes habitudes de communication. Une organisation gagne à se questionner sur le cadre communicationnel qu’elle veut adopter, et ce, en intégrant les membres de tous les niveaux pour avoir un bon reflet de leur réalité. Si cet enjeu vous parle particulièrement, je vous conseille ce billet d’Asana qui propose 12 leviers stratégiques pour améliorer la communication.

4. Éviter le multitasking

Partager son état d’âme lors des rencontres virtuelles, prendre des pauses pour bouger, mieux structurer les rencontres, retirer les notifications sur son appareil mobile, ouvrir sa caméra pour favoriser les échanges, s’appeler au lieu de faire des visioconférences par défault et mettre en place une courte rencontre journalière sont toutes des astuces pour favoriser la collaboration des équipes distribuées. À mon sens, celle qui est la plus porteuse (mais tout aussi difficile à faire) est d’arrêter le multitasking, et ce, pour deux raisons. D’une part c’est prouvé scientifiquement que l’humain est tout simplement nul pour le multitasking et qu’il est fait pour être concentré sur une tâche à la fois. D’autre part, il est fréquent que les gens ne sont pas attentifs dans les rencontres virtuelles et donc la valeur de des interactions et de l’output diminuent grandement. Ça peut sembler contre-intuitif, mais éviter le multitasking est autant bénéfique pour l’individu que l’organisation, car en maximisant la présence et la participation des invités, on réduit la charge cognitive, on peut gagner en efficacité, arriver à nos fins plus rapidement et réduire la durée des rencontres! Quelques trucs ici pour y arriver.

5. Se préparer pour un environnement de travail dans la Metaverse

Pour terminer, on se projette pour imaginer l’environnement travail de demain, parce que pour mieux collaborer, il faut aussi anticiper les changements à venir pour s’y préparer. Lors de ma participation au cours de l’ESG, un des étudiants m’a demandé : « Est-ce qu’il y aura un espace virtuel pour recréer l’univers du travail sous une autre dimension? »

Quel est mon avis sur la place que de la Metaverse pourrait éventuellement avoir dans le monde du travail? Et bien selon moi, c’est possible et ça s’en vient, mais ça ne sera pas répandu avant une bonne dizaine d’années… Pour le moment, c’est déjà un défi pour certaines personnes d’avoir une image et un son de qualité en travail à distance, donc ce n’est pas pour demain que la majorité des gens seront prêts à travailler avec un casque de réalité virtuelle (ou autre gadget) et de coordonner les mondes réel et virtuel. Évidemment, des organisations précoces ont déjà fait le saut et si c’est quelque chose qui vous intéresse, cet article du Harvard Business Review vous donne des principes à suivre pour implanter votre lieu de travail du futur.

Qu'en pensez-vous?

Est-ce qu'il y a d’autres actions à prendre pour mieux gérer des équipes distribuées? De quoi aura l'air le monde du travail de demain? Est-ce que l’on tend vers un environnement de travail complètement virtuel ou on assistera à un retour graduel dans les bureaux, sans pression des employeurs?

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